Inkomstenverhoudingen beheren

Op last van Belastingdienst/UWV heeft iedere kandidaat een nummer InKomstenVerhouding (IKV). Onder dit nummer houdt de Belastingdienst de gegevens van de medewerker bij in de polis administratie. Als een dienstverband begint, begint ook de IKV, en bij einde dienstverband moet ook de IKV eindigen.

Dat laatste is in de uitzendwereld nog lang niet eenvoudig; medewerkers gaan soms niet echt uit dienst maar komen gewoon niet meer opdagen op werk.
Toch vraagt de Belastingdienst ons om wel een goede administratie aan te leggen, en inmiddels worden er door de Belastingdienst ook signaleringen uitgegeven als IKV’s langer open staan dan logisch is.

In deze FAQ vier handvatten om de inkomstenverhoudingen goed te administreren.

1. Beëindigen gelijk met het contract
   IKV’s worden in FlexService automatisch aangemaakt; de start van een IKV is vaak niet het probleem. Het einde is dat echter wel. Bij het eindigen van een contract kan FlexService detecteren of dit het laatste actieve contract is van de medewerker, en in dat geval kan ook automatisch voorgesteld worden om de IKV te beëindigen. De instelling die dit regelt zit in de Administrator – Instellingen – Modules FlexService – Contract, tab Instelling – “Contract beëindigen – Einde
   inkomstenverhouding”. Overweeg om hier mogelijk te maken om de IKV te beëindigen gelijk met het contract.
2. Koppel de reden einde contract aan een IKV code
   Bij het beëindigen van de IKV moet opgegeven worden waarom de IKV beëindigd wordt. De Belastingdienst heeft hiervoor een vaste lijst aan redenen opgesteld. FlexService vraagt ook uit bij het beëindigen van een contract wat de reden was waarom het contract beëindigd is. Deze twee redenen kunnen gekoppeld worden in de Administrator, Domein, Contract einde wijze. Als bijvoorbeeld een reden voor eindiging van het contract is “Opzegging door kandidaat”, dan kan dat perfect gekoppeld worden aan code 20: Einde arbeidsverhouding door opzegging werknemer, door toedoen werknemer of op initiatief van de werknemer”. Deze reden wordt dan automatisch als
   einde IKV ingevuld bij het beëindigen van de IKV.
3. Controleer de openstaande IKV’s
   Voordat je de loonaangifte verstuurt kun je vanuit module Bericht, tab Loonaangifte, staande op de te versturen loonaangifte een controle rapport draaien. Het gaat dan om rapport 1507 Bericht Loonaangifte controle inkomstenverhouding (Export). Deze toont alle kandidaten bij wie al 26 weken of meer niet verloond is op de actieve IKV. Normaliter is dit wel een goede indicatie dat de IKV gesloten moet worden; de belastingdienst heeft in het verleden deze termijn van 26 weken ook al vaker genoemd als een termijn waarop je een IKV redelijkerwijs kunt sluiten als er niet op verloond wordt.
4. Sluit IKV’s handmatig af
   In module Kandidaat, tab Verloning, ondertab Loonaangifte worden alle IKV’s van de kandidaat getoond. Een IKV kun je afsluiten door er een einddatum in te zetten. Voor IKV’s die voor 2020 eindigden hoef je geen reden voor het einde in te vullen, alles wat na 2020 eindigde moet van een reden voorzien worden. De redenen zijn zoals hierboven ook genoemd een vaste lijst van redenen die door de Belastingdienst zijn aangeleverd. Je kunt hier niet zelf redenen aan toevoegen.