Uren importeren op basis van een Excel sheet rapport 0305

FlexService kent de mogelijkheid om uren te importeren op basis van een (gestandaardiseerde) Excel sheet. Dat geeft de mogelijkheid dat klanten uren in Excel aanleveren die daarna geïmporteerd worden in FlexService. De werking is als volgt:

1. Zet in module Contract een filter (met F4) op “Klantrelatie (naam) bevat ?”. Typ in de pop-up (een deel van) de klantnaam en klik op OK. Enkel de contracten van die klant worden nu getoond.
2. Exporteer met rapport 0305 Export declaratie tbv FlexImport (week) de contracten naar Excel.
3. Deze Excel sheet kun je naar de klant mailen zodat de klant de uren in kan vullen. Als er sprake is van vergoeding vul je kolom “Aantal” in.
4. Om de uren te importeren in FlexService start je de module FlexImport.
5. Vul de velden van de import in, en koppel het Excel bestand bij veld Bestand. Met knop Inlezen worden de uren van de Excelsheet ingelezen in FlexService.

N.b. Het kan zijn dat je het icoontje voor FlexImport nog niet hebt, of dat er anderszins nog zaken ingericht moeten worden. Neem in dat geval contact op met de Customer Service afdeling voor verdere ondersteuning. Er zijn namelijk heel veel instellingen om de import van uren zo in te regelen dat het goed aansluit op de processen. Denk bijvoorbeeld aan instellingen waarmee je kunt inregelen of uren uit voorgaande jaren mogen worden ingeschoten, wat er moet gebeuren als de waarde van de uren hoger is dan het maximum uit het componentmodel, en of meegegeven kostenplaats namen moeten voldoen aan bestaande invoer, of juist automatisch als kostenplaats moeten worden toegevoegd bij de Klantrelatie.