Welke identiteitsdocumenten mag ik accepteren?

Voor de identificatie van een kandidaat mag je alleen een geldig en authentiek identiteitsdocument accepteren. De WTTA schrijft voor dat je de identiteit van de arbeidskracht vaststelt aan de hand van een geldig identiteitsdocument en dat je kunt aantonen dat de persoon daadwerkelijk overeenkomt met het document. Daarnaast moeten de relevante pagina's van het document worden bewaard in het personeelsdossier. 

In de praktijk betekent dit dat je de volgende documenten kunt accepteren:

• Een geldig Nederlands paspoort
• Een geldig Nederlands identiteitskaart (ID-kaart)
• Een geldig paspoort van een EU/EER-land of Zwitserland
• Een geldig identiteitskaart van een EU/EER-land of Zwitserland
• Een geldig buitenlands paspoort, eventueel in combinatie met een geldige verblijfs- of werkvergunning, wanneer dat vereist is.

Voor kandidaten van buiten de EU/EER/Zwitserland moet je bovendien controleren of zij gerechtigd zijn om in Nederland te werken. Indien nodig moet een geldige werkvergunning of verblijfsdocument aanwezig zijn. Na het verlopen van de geldigheidsduur van deze documenten moet de identiteit opnieuw worden gecontroleerd.

HelloFlex ondersteunt je bij het identificatieproces door identiteitsdocumenten centraal op te slaan in het personeelsdossier. Daarnaast kun je gebruikmaken van:

• centrale opslag van identiteitsdocumenten;
• documenthistorie;
• registratie van identiteitsverificaties;
• ondersteuning van document- en identiteitsverificatie via de DataChecker-plugin;
• vastlegging van verificatiestatus, verificatiebron en eventuele afkeuringsredenen.

Hierdoor beschik je over een compleet en aantoonbaar identificatiedossier dat eenvoudig kan worden geraadpleegd tijdens een WTTA-audit.

De organisatie blijft verantwoordelijk voor het controleren of het juiste identiteitsdocument is gebruikt, het vaststellen van de identiteit van de kandidaat en, indien van toepassing, het controleren of de kandidaat in Nederland mag werken.

Let op: Het opslaan van een kopie van het identiteitsdocument is niet voldoende. Je moet ook kunnen aantonen dat het document is gecontroleerd op echtheid, dat de identiteit van de kandidaat is vastgesteld en dat de persoon overeenkomt met het identiteitsdocument. HelloFlex ondersteunt dit proces met documentbeheer en – in combinatie met de DataChecker-plugin – aanvullende document- en identiteitsverificatie.