Wat is een auditproof dossier?

Een auditproof dossier is een dossier waarin alle documenten en gegevens aanwezig zijn die nodig zijn om tijdens een WTTA-audit aan te tonen dat je voldoet aan de wettelijke eisen. Het gaat daarbij niet alleen om de aanwezigheid van documenten, maar ook om de aantoonbaarheid van de processen. Je moet kunnen laten zien wat is vastgelegd, wanneer dit is gebeurd en door wie.
 

Een auditproof dossier bevat, afhankelijk van de situatie, onder andere:
 

• een geldig identiteitsdocument en de uitgevoerde identiteitscontrole;
• een ondertekende arbeidsovereenkomst;
• plaatsingsgegevens;
• urenregistraties en goedkeuringen;
• loonstroken;
• relevante correspondentie en overige personeelsdocumenten;
• een audittrail van belangrijke handelingen, zoals documentverificaties en digitale ondertekeningen.
   

HelloFlex helpt je bij het opbouwen van een compleet en overzichtelijk personeelsdossier. Binnen het platform kun je documenten centraal opslaan, digitaal ondertekenen en eenvoudig terugvinden. Daarnaast ondersteunt HelloFlex onder andere:
 

• een centraal personeelsdossier;
• documenthistorie en versiebeheer;
• digitale ondertekening met een uitgebreide audittrail;
• opslag van identiteitsdocumenten en verificaties;
• koppelingen met urenregistratie, loonverwerking en andere personeelsgegevens;
• een medewerkersportal voor het veilig beschikbaar stellen van documenten.
   

HelloFlex helpt je hiermee een dossier op te bouwen dat overzichtelijk en goed onderbouwd is. De organisatie blijft echter verantwoordelijk voor het tijdig toevoegen van de juiste documenten, het correct uitvoeren van processen en het naleven van de WTTA en andere wet- en regelgeving.

Kort samengevat: Een auditproof dossier is een compleet en aantoonbaar personeelsdossier waarin alle relevante documenten, gegevens en audittrails zijn opgenomen. HelloFlex ondersteunt je bij het opbouwen en beheren van dit dossier, zodat je goed voorbereid bent op een WTTA-audit.