Factuur inhoud bepaling

In FlexService / HelloFlex kan per klant ingesteld worden wat er in de factuur getoond moet worden. De ene klant wil een factuur per afdeling, de volgende per kostenplaats en een ander wil voor iedere kandidaat een aparte factuur. En dan zijn er nog wensen om een referentienummer te vermelden op de factuur of een weeknummer of de functie waarin gewerkt wordt. Dit alles wordt op klantniveau ingesteld.

Deze FAQ is geschreven op de standaard mogelijkheden van de FlexService/HelloFlex factuur. Deze is in iedere database aanwezig. Het hoofdkopje, de verzameling van de factuur, de basis instelling om de inhoud van een factuur te sturen, is de zogenaamde Verzameling. Deze wordt ingesteld in module Klantrelatie, tab Facturatie, veld Verzamelfactuur per. Bijvoorbeeld:

Deze instelling regelt wat er allemaal onder 1 factuurnummer terecht komt. Stel, je wil dat alle uren van een bepaalde week op 1 factuur terecht komen, dan stel je bovenstaande in; per Week. Stel, je wil dat voor iedere kandidaat een aparte factuur gemaakt wordt, dan stel je bij de verzamelfactuur per Kandidaat in. Of als de klant verschillende kostenplaatsen heeft, en per kostenplaats een factuur wil ontvangen, dan stel je bij de Verzamelfactuur per Kostenplaats in. Er zijn ook "per" combinaties mogelijk bij de Verzamelfactuur. Als bijvoorbeeld een kandidaat eens per maand de uren aanlevert, maar de klant wil een factuur ontvangen per kandidaat, per week, dan stel je bovenstaande in: Kandidaat/Week. Door deze instelling kun je alle declaraties van de hele maand die in een keer aangeleverd zijn tegelijk verwerken, maar de software zal dit nu automatisch uitsplitsen naar een factuur per week per kandidaat. 

De gegevens in de factuur
De keuze bij Groepering 1 en Groepering 2 bepaalt welke gegevens we in de factuur gaan zien. Oftewel, welke kopjes er getoond worden.
Wil de klant enkel de naam van de kandidaat zien? Zorg dan dat in Groepering 1, Kandidaat staat. Wil de klant de kostenplaats zien, met daarbinnen de kandidaten die op die kostenplaats gewerkt hebben? Zet dan op Groepering 1 Kostenplaats en op Groepering 2 Kandidaat. Bij de overheid of bij grote projecten komt het regelmatig voor dat bij de inhuur van een bepaalde kandidaat een opdrachtnummer uitgegeven wordt voor dat project. Dat nummer moet dan op iedere factuur vermeld worden, tezamen met de naam van de kandidaat. In dat geval stel je bij Groepering 1 de Opdrachtreferentie in, met in Groepering 2 de Kandidaat.

Het opdrachtnummer wordt dan vastgelegd in de Plaatsing. Vanuit hier zal het dan op iedere factuur getoond worden bij de uren van de betreffende kandidaat.

Subtotalen en tellingen
Naast de verzamelfactuur per en de groeperingen 1 en 2 zijn er ook nog mogelijkheden voor subtotalen en tellingen.

Hieronder het effect van deze instellingen, per instelling is met kleur aangegeven in onderstaande factuur wat het effect is.