Tips bij het gebruik van Management Informatie in FlexService

In Management Informatie (MI) zitten handige opties die heel veel inzicht kunnen geven als je van het bestaan weet. Hieronder een die opties en ook een paar tips om handig met de MI te kunnen werken.

• Als je alle gegevens van het hele jaar wil weten dan hoef je de periode niet in te vullen. Als je alle weken open laat ‘weet’ MI dat het over het hele jaar gaat.
• Als je gegevens wil opvragen van het huidige jaar dan hoef je enkel de weken in te vullen. MI ‘weet’ dat het dan over het huidige jaar gaat.
• Standaard worden de uren vermeld in de week dat ze verwerkt worden. Correcties en nagekomen uren komen zodoende later in MI terug dan de week waarin daadwerkelijk arbeid verricht is. Als je de MI wil opvragen waarbij alle uren terug herleid worden naar de week waarin de arbeid verricht is, stel dan bij Periodetype de Gewerkte week in:

• Standaard projecteert MI de kosten en opbrengsten op de eigenaar van de declaratie. Met onderstaande optie “Per” kun je de omzetten aggregeren naar een hoger niveau. Wil je bijvoorbeeld niet per vestiging alle cijfers zien, maar enkel het totaal per Werkmaatschappij, zet dan ‘Per Werkmaatschappij’ aan.

• Klanten kun je groeperen op basis van een gedeeld debiteurnummer, of door ze in een structuur bij elkaar te brengen. Om de gegevens van zo’n groep van klanten bij elkaar te brengen tot één waarde kun je ‘klantrelatie Per’ aangeven. De waarde “Klantrelatie” is om klanten die via een structuur bij elkaar hangen te sommeren, de waarde “Debiteur” is om klanten die via een gedeeld debiteurnummer bij elkaar hangen te sommeren. N.b. deze indeling werkt niet met terugwerkende kracht; de instelling ten tijde van het verlonen van declaraties wordt opgeslagen en vermeld in MI. 

• Als je bij de klanten hebt genoteerd wie de commercieel verantwoordelijke is kun je de MI uitdraaien per verantwoordelijke. Geef daartoe bij de Hoofdgroepering de Eigenaar / Relatiebeheerder klantrelatie aan. Ook deze indeling werkt niet met terugwerkende kracht; de instelling ten tijde van het verlonen van declaraties wordt opgeslagen en vermeld in MI.