Verdieping in de loonkosten (Nacalculatorische (NC) Kostprijs)

FlexService toont in de Management Informatie (MI) de loonkosten als een totaalbedrag, maar hoe kunnen we een niveau dieper die loonkosten specificeren?

De loonkosten die in MI als één totaalbedrag getoond worden zijn opgebouwd uit heel veel verschillende onderdelen. Om te zien wat er allemaal meespeelt moeten we kijken naar de definitie van de Nacalculatorische (NC) Kostprijs. Deze zit in module Component, bij de Loonstaat, Nacalculatorische kostprijs, tab Berekening. 

We zien een groot aantal componenten staan, en de methode waarin ze meetellen met de NC kostprijs. Sommige componenten verlagen de kostprijs (“Waarde aftrekken”) sommige verhogen de kostprijs (“Waarde optellen”).

Deze grondslag kun je zelf wijzigen, maar deze wordt bij de oplevering van FlexService als best-practice-standaard uitgeleverd. Je zult namelijk zien dat er wat keuzes in zitten, die in die best-practice al gemaakt zijn. 

Als je kijkt in een declaratie, in tab Verloning, dan zie je alle verloonde componenten uitgerafeld op dezelfde manier in componenten als de NC kostprijs. Als je dus de bedragen die je in tab Verloning aantreft uitzet tegen de NC kostprijs hierboven, dan kom je op het totaalbedrag wat FlexService in de MI toont. 

Het is even een flinke klus, maar dan heb je exact helder welke elementen de kostprijs bepalen. Hieronder een voorbeeld van zo’n berekening. We zagen een negatieve marge en wilden een onderbouwing hebben waarom dit zo was.

Hier bleek een herwaardering van de vakantiedagen een grote rol te spelen, zoals te zien is op de tweede regel (een opbouw van 113 euro vakantiedagen op 207 euro normale uren is niet de standaard 10,87%). De loonsverhoging die per 2020 plaats had gevonden bleek de boosdoener hier, in combinatie met een fase B contract waarin de vakantiedagen in tijd gereserveerd worden.

Tip: waarden staan ook in de loonstaat
In tab Verloning van de Declaratie moet je de waarden die er staan handmatig overnemen. Je kunt als alternatief ook kijken in de loonstaat. Daar kun je in module Verloning, tab Loonstaat, ondertab “Alles” de regels exporteren naar Excel. Je hebt nu alle waarden per component in Excel staan, en als je dat uitzet
tegen de definitie van de NC kostprijs heb je ook de onderbouwing van de NC kostprijs.

Keuzes in de kostprijs definitie
Als eerste het vakantiegeld. We zien in de NC kostprijs definitie “reservering vakantiegeld” met “Waarde optellen”. Oftewel, de 8,33% vakantiegeld die wekelijks wordt gereserveerd, wordt gezien als kosten. En dat is een keuze, want feitelijk heeft het vakantiegeld het bedrijf nog niet verlaten. Het staat gewoon nog op de eigen bankrekening te wachten tot de maand mei of juni wanneer het betaald gaat worden. Je zou dus ook kunnen zeggen dat we nog niets betaald hebben, en dat er dus geen kosten gemaakt zijn.

Toch nemen we het nu al in de kosten; we kunnen iedere week een 8,33% lagere winst voor lief nemen, omdat we weten dat het vakantiegeld een persoonlijk recht is van de kandidaat wat vroeg of laat betaald gaat worden. Ofwel in mei/juni, of bij eindedienst, maar het gaat betaald worden. We kiezen er dus voor om de marge wat glad te strijken, en wekelijks een 8,33% lagere marge te hebben maar dan hebben we in mei/juni niet een enorm gat in onze marge bij de daadwerkelijke betaling. De kosten zijn immers al
wekelijks genomen.

Dan de ziekte uren. In bovenstaande NC kostprijs definitie zien we de ziekte uren niet
staan. We zien wel de voorziening ziekte. Ook hier is, net als bij het vakantiegeld, de keuze gemaakt om wekelijks de voorziening van de ziekte (het verwachte gemiddelde ziektepercentage over het hele jaar) als kosten te nemen. En dan hebben we op het moment dat er daadwerkelijke ziekte is geen extra kosten. Immers, die hebben we net als het vakantiegeld al wekelijks genomen.

Dit laatste zien we bij de inhoudelijke behandeling van de NC marge definitie nog wel eens dat moet worden aangepast; het is logisch om het vakantiegeld wekelijks in de kosten te nemen, maar bij ziekte is vaak nog wel gewenst om de daadwerkelijke ziekte terug te zien in een dalende marge. In dat geval is het niet gewenst om de kosten van de ziekte glad te strijken via de wekelijkse voorziening van de ziekte.

Weet dat de volledige NC kostprijs definitie aan te passen is, en dat je er dus ook voor kunt kiezen om de daadwerkelijke ziekte in de marge te zien, en niet de voorziening daarvan.