Moet ik oude contracten bewaren?

Ja. Voor de WTTA is het belangrijk dat je oude arbeidsovereenkomsten en eerdere contractversies bewaart. Je moet tijdens een audit kunnen aantonen welke arbeidsovereenkomst op welk moment van toepassing was en welke afspraken met de arbeidskracht zijn gemaakt. Daarom is het belangrijk dat contracten, mutaties en documenthistorie herleidbaar blijven. 

Bewaar daarom in ieder geval:
 

• de oorspronkelijke arbeidsovereenkomst;
• eventuele verlengingen en gewijzigde contracten;
• ondertekende contractversies;
• documenthistorie en mutaties;
• bewijs dat de overeenkomst aan de arbeidskracht is verstrekt.
   

Wanneer arbeidsovereenkomsten uitsluitend via HelloFlex worden verstrekt, geldt daarnaast een aanvullende WTTA-eis: de arbeidskracht moet nog minimaal 12 maanden na het einde van het dienstverband toegang hebben tot de arbeidsovereenkomst via die portal.

HelloFlex helpt je bij het opbouwen van een compleet en overzichtelijk contractdossier. Binnen het platform worden arbeidsovereenkomsten centraal opgeslagen in het personeelsdossier en blijft de contracthistorie beschikbaar. Daarnaast ondersteunt HelloFlex onder andere:

• centrale opslag van arbeidsovereenkomsten en addenda;
• documenthistorie en versiebeheer;
• digitale ondertekening met een uitgebreide audittrail;
• een medewerkersportal waarin contracten veilig beschikbaar kunnen worden gesteld aan medewerkers;
• eenvoudig terugvinden van contracten tijdens een WTTA-audit.
   

De organisatie blijft verantwoordelijk voor het bewaren van de juiste documenten, het naleven van de wettelijke bewaartermijnen en het kunnen aantonen welke overeenkomst op welk moment van toepassing was.

Kort samengevat: Ja, bewaar oude arbeidsovereenkomsten en contractversies. Tijdens een WTTA-audit moet je kunnen aantonen welke overeenkomst gold, welke wijzigingen zijn doorgevoerd en dat de juiste documenten beschikbaar zijn. Verstrek je contracten alleen via een portal? Dan moet de medewerker daar na uitdiensttreding nog minimaal 12 maanden toegang toe houden.