Bewaartermijn van documenten in HelloFlex aanpassen

Persoonsgegevens kunnen ook voorkomen in documenten die zijn toegevoegd in HelloFlex. De kans hierop is aanzienlijk gezien de aard van de documenten die worden toegevoegd of worden gegenereerd in HelloFlex. Om die reden is het in HelloFlex ook mogelijk een bewaartermijn in te stellen op het ‘Document type’.

De bewaartermijn kan worden ingesteld via ‘Documenten -> Instellingen’. Elk document template dat wordt aangemaakt in HelloFlex en gekoppeld wordt aan een ‘Document type’ krijgt de bewaartermijn mee die is ingesteld bij het ‘Document type’. In de document template is de bewaartermijn zichtbaar. Deze kan hier niet worden gewijzigd.

Zoals hierboven in de printscreen te zien zijn er 2 types bewaartermijnen mogelijk in HelloFlex voor documenten.

1. Bewaartermijn (dagen) ingaande vanaf de aanmaakdatum van het document.
2. Bewaartermijn (dagen) ingaande vanaf de einddatum van het laatste contract van een kandidaat

Het gebruik van de ene bewaartermijn sluit het gebruik van de andere bewaartermijn uit. Het is dus aan jullie om een keuze te maken tussen de twee verschillende types bewaartermijnen. De optie 2 bewaartermijn is primair bedoeld voor documenten die persoonsgegevens bevatten en waar een wettelijke bewaarplicht voor bestaat die zich uitstrekt tot na einde dienstverband. Voorbeelden hiervan zijn een ID-bewijs of een loonbelastingverklaring.