Bewaartermijn persoonsgegevens instellen in het kader van AVG

Er is geen vaste bewaartermijn van persoonsgegevens; dit hangt af van hoe lang de persoonsgegevens nodig zijn en het doel waar deze voor verzameld of gebruikt worden. In HelloFlex is er daarom ook geen vaste bewaartermijn ingesteld. Binnen de branche wordt voor ‘ingeschreven kandidaten’ een richtlijn gehanteerd van maximaal 2 jaar (730 dagen).  Houd er rekening mee dat in de backoffice/ salarisadministratie andere bewaartermijnen kunnen gelden en dat deze bewaartermijn alleen geldt voor persoonsgegevens die niet in FlexService bekend zijn. Het is van belang dat de bewaartermijn die wordt gehanteerd overeenkomt met de bewaartermijn waar de persoon over is geïnformeerd in het privacy statement.

De bewaartermijn in HelloFlex kan worden ingesteld via ‘Gebruiker > Bureaus > Instellingen > Kandidaat-instellingen’:

Het kan voorkomen dat de bewaartermijn van de persoonsgegevens verlopen, maar dat er goede redenen zijn voor beide partijen om de persoonsgegevens langer te bewaren en hiervoor toestemming aan de kandidaat te vragen.  Bij de gebruiker (bureaumedewerker) kan onder ‘Kandidaat’ het attribuut ‘Verleng AVG bewaartermijn’ op lees-schrijfrechten worden gezet.

Hiermee kan een bureaumedewerker een actie uitvoeren. Dit kan door in het betreffende persoonsprofiel het uitklapmenu onder de knop Actie te openen. Hier kan gekozen worden voor “AVG bewaartermijn verlengen.”