Verplichting QES handtekeningen voor loonheffingen

Update 16-06-2025: Aanpassing handtekeningvereiste niet nodig
Eerder kondigden we een aanpassing aan rondom het vereiste type elektronische handtekening bij de Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen. Die wijziging blijkt nu toch niet nodig.

De Belastingdienst heeft inmiddels bevestigd dat de tekst in het Handboek Loonheffingen 2025, paragraaf 2.31, onjuist is. Daarin stond dat uitsluitend een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) volstaat. Deze interpretatie is te strikt: ook een geavanceerde handtekening (AES) of een andere elektronische handtekening met een gelijkwaardig betrouwbaarheidsniveau is toegestaan. De Belastingdienst past dit in een volgende versie van het Handboek aan. 

Sign level 3 van HelloFlex is een geavanceerde handtekening (AES), waarmee wij al voldoen aan de juiste verplichte standaarden. 

*Bon: belastingdienst.

---------------------------------------------------------

Elektronische handtekeningen zijn vandaag de dag een geaccepteerd en efficiënt alternatief voor de traditionele “natte” handtekening. In veel gevallen is een standaard elektronische handtekening voldoende om een overeenkomst rechtsgeldig te ondertekenen.

Toch zijn er situaties waarin een hoger niveau van identiteitszekerheid noodzakelijk is. Denk bijvoorbeeld aan transacties in sterk gereglementeerde sectoren, bij overheidsinstanties of in het buitenland. In zulke gevallen bieden digitale handtekeningen een oplossing. Deze handtekeningen zijn gebaseerd op de Public Key Infrastructure (PKI) standaard. PKI genereert een uniek en fraudebestendig digitaal certificaat dat ondertekenaars aan documenten koppelt en de authenticiteit van het elektronische document waarborgt.

Het gebruik van een digitaal certificaat betekent dat ondertekenaars extra stappen ondernemen om hun identiteit vóór het ondertekenen te verifiëren. Dit certificaat wordt gebruikt om de digitale handtekening aan te maken en deze aan het document toe te voegen.

Bij HelloFlex zijn onze digitale handtekeningen momenteel geclassificeerd als 'geavanceerde elektronische handtekeningen' (AES). Deze voldoen in veel gevallen aan de geldende wet- en regelgeving. Echter, met de inwerkingtreding van nieuwe richtlijnen, officieel per direct, met actieve handhaving vanaf 1 januari 2026, onderzoeken wij op dit moment hoe wij onze sign levels verder kunnen aanpassen. Dit betekent dat we, met name voor de loonbelastingverklaringen, zullen moeten overstappen naar gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES).

Ons Product Management team werkt momenteel hard aan een analyse van de vereisten en de te nemen stappen om volledig aan de nieuwe regelgeving te voldoen. Houd voor meer informatie deze FAQ en onze release notes in de gaten, deze worden geüpdatet wanneer er meer te melden is.