Toegang geven aan de Customer Service van HelloFlex

Module ‘Support toegang’

In de HelloFlex-applicatie is een module genaamd ‘Support toegang’. Deze module is beschikbaar via het HelloFlex menu (Menu > Admin > Connect > Support toegang) en is standaard alléén beschikbaar voor de Customer Admin gebruiker. Indien gewenst kan deze pagina op basis van toegang toegevoegd worden aan andere rollen of gebruikers. De module ‘Support toegang’ bestaat uit een overzicht met alle toegangsverzoeken, inclusief status. Het goedkeuren of afwijzen van een toegangsverzoek dient gedaan te worden vanaf deze pagina.

Het proces

Indien een medewerker van HelloFlex  toegang nodig heeft tot jullie, dan zal deze medewerker een ‘Toegangsverzoek’ sturen. Dit verzoek wordt per e-mail verstuurd en is daarnaast altijd inzichtelijk in de lijstpagina ‘Support toegang’. Het is niet mogelijk om zelf een toegangsverzoek te initiëren voor een medewerker. In de lijstpagina ‘Support toegang’, klik je op het item in de lijst om meer details van het verzoek te openen. De standaard periode van een toegangsverzoek is één (1) dag, maar kan in overleg langer ingesteld worden, bijvoorbeeld voor een langdurig support traject of implementatie/consultancy trajecten. Naast de duur van het verzoek is ook zichtbaar welke medewerker het verzoek heeft ingediend, zijn/haar functietitel en de reden van het verzoek. Zie onderstaand voorbeeld:

Mogelijke acties:

Goedkeuren: Via de knop ‘Goedkeuren’ kun je het toegangsverzoek goedkeuren. De medewerker heeft dan toegang tot HelloFlex voor de overeengekomen duur van het verzoek.

Afwijzen: Via de knop ‘Afwijzen’ kun je het toegangsverzoek afwijzen. De medewerker heeft dan geen toegang tot HelloFlex.

Intrekken: Indien het toegangsverzoek de status ‘Goedgekeurd’ heeft, is het mogelijk om de toegang te annuleren. Dit kan gedaan worden via de actie ‘Intrekken’. De medewerker heeft dan per direct geen toegang meer tot HelloFlex.

Het is daarnaast ook mogelijk om de actie ‘Goedkeuren’ of ‘Afwijzen’ uit te voeren vanaf de lijstpagina. Selecteer een of meerdere toegangsverzoek records en selecteer de gewenste actie vanuit het actiemenu (rechtsboven).

Noodzaak

Indien er contact wordt opgenomen met HelloFlex inzake ‘support’ of ‘implementatie’, dan is het denkbaar dat in veel situaties toegang tot HelloFlex nodig is. Het is belangrijk dat er iemand in de organisatie beschikbaar is om altijd, wanneer nodig, toegang toe te kennen aan de medewerkers van HelloFlex om ervoor te zorgen dat er géén vertraging ontstaat. Zorg ervoor dat de juiste bureau-gebruikers in HelloFlex toegang krijgen om medewerkers van HelloFlex toegang te geven. Dit kan via roltoegang, entiteit ‘Support toegang’.

Automatisch goedkeuren

Indien er met regelmaat toegang nodig is tot HelloFlex, bijv. tijdens een ‘Implementatie’, is het mogelijk om ieder verzoek automatisch goed te keuren. Deze instelling kan geactiveerd worden via HelloFlex Menu > Admin > Connect > Instellingen. Het betreft de instelling ‘Automatisch goedkeuren Support toegangsverzoek’.

Rechten bureaumedewerker

Het is belangrijk dat er iemand in de organisatie beschikbaar is of meerdere personen in de organisatie beschikbaar zijn om altijd, wanneer nodig, toegang toe te kennen aan de medewerkers van HelloFlex group. Zo ontstaat er geen vertraging. Naast dat de Customer Admin standaard de mogelijkheid heeft om Support toegang te geven is het ook mogelijk dit in de rollen van een bureaumedewerker aan te zetten.

Dit doe je door naar de juiste rol te gaan en het kopje Support Toegang aan te klikken.

De HelloFlex medewerker selecteert op het moment van het verzoek de medewerker aan wie hij / zij toegang vraagt. Toegang kan worden gevraagd aan de medewerker die geautoriseerd is om toegang te verlenen.