Functionaliteit Relatiebeheer overdragen

Doel van de functionaliteit

Wanneer een bureaugebruiker niet langer werkzaamheden uitvoert voor een klant, kan een andere gebruiker deze verantwoordelijkheden overnemen. Met de functionaliteit relatiebeheer overdragen kan een gebruiker in bulk het relatiebeheer van entiteiten en taken overdragen aan een andere actieve bureaugebruiker.

Deze functionaliteit voorkomt dat entiteiten gekoppeld blijven aan voormalige of inactieve gebruikers en vereenvoudigt het beheer van verantwoordelijkheden binnen de organisatie.
 

Waar te vinden

De actie relatiebeheer overdragen is beschikbaar op de gebruikersdetailpagina.

Beheer -> Gebruikers -> Gebruiker openen op tabblad Relatiebeheer

Toegankelijkheid:

• De knop relatiebeheer is uitsluitend zichtbaar voor gebruikers met organisatie-type Bureau.
• De knop is alleen beschikbaar voor gebruikers met lees- en schrijfrechten op het attribuut subtype relatiebeheer overdragen binnen de entiteit Gebruiker.
• Gebruikers zonder de benodigde rechten of met een ander organisatietype zien deze knop niet.
   

Beschrijving van de functionaliteit

Stap 1 – Selectie van gebruikers

Na het openen van de actie relatiebeheer overdragen verschijnt een scherm met de volgende velden:

• Overdragen van: de geselecteerde gebruiker (alleen-lezen).
• Overdragen aan: een dropdown waarin kan worden gekozen uit actieve bureaugebruikers. Alleen gebruikers met organisatietype Bureau (organizationTypeId = 20) en status Actief worden getoond. De lijst houdt rekening met de toegangsrechten van de ingelogde gebruiker.

Bij selectie van een gebruiker in Overdragen aan verschijnt een waarschuwing dat deze actie meldingen of notificaties van het type binnen 1 uur kan activeren.

Indien dezelfde gebruiker wordt geselecteerd in Overdragen van en Overdragen aan, wordt de volgende validatie getoond:

“Overdracht naar dezelfde gebruiker is niet toegestaan.”

De gebruiker kan pas doorgaan naar stap 2 wanneer een geldige Overdragen aan-gebruiker is gekozen.
 

Stap 2 – Selectie van entiteiten en statussen

In stap 2 wordt een overzicht getoond van alle entiteiten waaraan de oorspronkelijke gebruiker gekoppeld is.
 

Ondersteunde entiteiten:

• Activiteiten (eigenaar)
• Activiteiten (toegewezen aan)
• Kandidaat
• Werkgever
• Contract
• Ziekmelding
• Vacature

Voor elke entiteit worden de beschikbare statussen getoond, met uitzondering van:

• statussen met status Verwijderd
• systeemstatussen

Wanneer een entiteit wordt geselecteerd:

• worden automatisch alle statussen geselecteerd waarop de nieuwe gebruiker toegang heeft;
• worden selectievakjes geblokkeerd als de nieuwe gebruiker geen toegang heeft tot de betreffende entiteit of status;
• wordt bij geblokkeerde regels een informatie-icoon weergegeven met de melding “Gebruiker heeft geen toegang.”

De knop Overdragen is alleen actief als minimaal één entiteit is geselecteerd.

Technische werking bij uitvoering

Bij selectie van Overdragen worden de volgende acties uitgevoerd:

1. Bij selectie van Overdragen worden de volgende acties uitgevoerd:
2. De contactpersoon (relatiebeheerder) van alle geselecteerde records wordt bijgewerkt naar de nieuwe gebruiker.

3. Indien van toepassing wordt een HR-XML-bericht verstuurd voor de volgende entiteiten: 
   
   - Kandidaat

   - Werkgeveer

   - Contract

   - Ziekmelding
    

4. Voor de entiteiten Contract en Ziekmelding worden uitsluitend records in Conceptstatus (Draft) overgedragen. Deze worden niet geëxporteerd.
5. Eventuele webhooks worden getriggerd indien relevant.
6. Na afronding blijft de tab Relatiebeheer op de gebruikersdetailpagina geopend. De telling van gekoppelde records wordt automatisch bijgewerkt.

Logging en audittrail

Na elke overdracht worden logregels toegevoegd aan zowel de entiteit als de gebruikershistorie.

• Entiteitshistorie: melding dat de contactpersoon is gewijzigd.
• Gebruikershistorie: logregel met de tekst

Relatiebeheer overdragen – [Naam nieuwe gebruiker]”

Hiermee blijft inzichtelijk welke overdrachten zijn uitgevoerd en door wie.

Validaties en foutafhandeling

Situatie	Systeemgedrag
Geen entiteiten geselecteerd	Knop Overdragen blijft inactief
Overdracht naar dezelfde gebruiker	Validatiefout: “Overdracht naar dezelfde gebruiker is niet toegestaan.”
Nieuwe gebruiker zonder toegang	Selectievakje geblokkeerd, tooltip “Gebruiker heeft geen toegang”
Fout tijdens overdracht	Melding: “Overdracht mislukt, probeer het later opnieuw.”
Gebruiker zonder rechten	Knop relatiebeheer overdragen niet zichtbaar

Aanbevelingen voor gebruik

• Controleer vooraf of de nieuwe gebruiker toegang heeft tot alle relevante entiteiten en statussen.
• Voer de overdracht uit voordat de oorspronkelijke gebruiker wordt gedeactiveerd.
• Houd rekening met het feit dat directe meldingen of workflows kunnen worden geactiveerd.