Facturen mailen en de opties daarin

In FlexService / HelloFlex kunnen facturen op diverse manieren verzonden worden. Printen is van oudsher een mogelijkheid, facturen kunnen ook gemaild worden, op de HelloFlex portal getoond worden of via E-Facturatie in diverse XML formaten (al dan niet via een tussenpartner) verzonden worden.
Het gros van de facturen wordt op dit moment per email verzonden. In dit artikel kijken we naar de instelbaarheden hiervan.

De teksten van de email bij de factuur
Er zijn drie instellingen hierbij betrokken, deze zitten in de Administrator, Instellingen, Modules FlexService, Facturatie, Factuur (rapport), tab instelling.

De Mail fout tekst is de email die retour komt naar de eigen verzendmail als de factuur niet gemaild kan worden. Zorg dat de beschrijving zo helder is dat de collega’s hierop kunnen acteren, en zorg dat collega’s die mailbox ook in de gaten houden.

Mail onderwerp regelt wat in de onderwerpregel komt te staan van de email naar de klant. Hierbij zijn mergevelden beschikbaar, zodat je een gepersonaliseerd onderwerp kunt maken. Het gaat dan om [periode], [bestandsnaam] (voor de bestandsnaam van het bijgevoegde bestand), [factuurnr] en [debiteurnr] .

Mail tekst regelt wat in de tekst van de email komt te staan. Hierbij zijn ook mergevelden beschikbaar. Het gaat om: [Naam] (voor de naam van de klantrelatie), [Vestiging], [Relatiebeheerder], [factuurnr], [debiteurnr] en[Werkmaatschappij] (voor de naam van de werkmaatschappij).

De mail tekst wordt opgesteld in code, waarbij “\r\n” staat voor een nieuwe regel. Gebruik ook \r\n als afsluiting (na de laatste regel) van het bericht.

Email afzender bepaling
Zeker als er meerdere werkmaatschappijen of meerdere labels gebruikt worden is het handig om de afzender slim in te regelen, zodat voor de Klantrelatie de factuur gemaild wordt vanaf een mailadres van het bureau waar ze mee zaken doen. De instelling zit in de Administrator, Instellingen, Modules FlexService, Facturatie, Factuur (rapport), tab instelling, Mail afzender keuze.

Er zijn vier mogelijke opties om uit te kiezen:

1. Vaste afzender – de email met de factuur wordt dan altijd vanuit hetzelfde mailadres verzonden. Handig als er in de database slechts een werkmaatschappij aanwezig is, met een centrale backoffice. 
2. Werkmaatschappij – de email met de factuur wordt altijd vanuit de werkmaatschappij verzonden die ook bureau-partij is (die het contract is aangegaan). Het mailadres zoals ingesteld in module Bureau, tab overzicht, veld “Afzender e-mail adres” wordt hiervoor genomen. Handige instelling als er meerdere werkmaatschappijen in de database voorkomen die ieder hun eigen email domein hebben.
3. Vestiging – de email met de factuur wordt vanuit de vestiging verzonden die eigenaar is van de Klantrelatie. Het mailadres zoals ingesteld in module Bureau, tab overzicht, veld “Afzender e-mail adres” wordt hiervoor genomen. Handig om te gebruiken als klanten die antwoorden op de factuur gelijk kunnen mailen naar de vestiging die er het meeste vanaf weet.
4. Relatiebeheerder – de email met de factuur wordt vanuit de relatiebeheerder van de klantrelatie verzonden. Het mailadres zoals ingesteld in module Medewerker, tab stamgegeven, veld “Email zakelijk” wordt hiervoor genomen. Deze optie is handig als je wil dat klanten gelijk terug kunnen mailen naar hun eigen relatiebeheerder als er vragen zijn.

Beveiliging van de email

In verband met de AVG moet zorgvuldig worden omgegaan met het verzenden van privacygevoelige gegevens per mail, waaronder facturen. In FlexService zijn er twee instellingen rond de beveiliging van facturen in de Administrator, Instellingen, Modules FlexService, Facturatie, Factuur (rapport), tab instelling.

Facturen mailen - AVG veiligheidsniveau, deze instelling bepaalt of mogelijk is om facturen per email te versturen. Hiervoor is er de optie dat dit nooit mag, enkel als expliciet bij de klant als factuurwijze “email” aangegeven staat of als de klantrelatie geen login heeft op HelloFlex, en dus facturen niet in de portal op kan halen.

Als het vanuit bovenstaande instelling toegestaan is om facturen per email te sturen dan is er nog een tweede instelling:

Facturen mailen - PDF beveiligen, deze instelling bepaalt of de PDF die per email verzonden wordt direct te openen is, of pas na het invoeren van het debiteurnummer. Deze instelling is vergelijkbaar met de instelling dat kandidaten hun jaaropgave pas kunnen openen na het invoeren van het kandidaatnummer.