Automatische incasso inrichten

In FlexService moet een aantal zaken worden genoteerd voordat automatische incasso onder Sepa kan worden gebruikt. Wat belangrijk is, is dat het gebruik van SEPA incasso niet enkel een kwestie is van een inrichting in FlexService. Voordat met Sepa incasso gewerkt kan gaan worden moet er een contract met de eigen bank afgesloten worden. Ook moeten er overeenkomsten met de inleners aangegaan worden ten aanzien van de incasso, en de inleners zullen aan de eigen bank door moeten geven dat er een partij gemachtigd wordt om te incasseren.

In de praktijk wordt een groot aantal incasso’s gestorneerd op basis van onjuiste contractuele afspraken tussen de inlener het uitzendbureau/payrollbureau. Zorg zodoende eerst voor goede afspraken met de bank en de inleners voordat met de incasso vanuit FlexService gestart wordt.

Vastlegging bij klant

Bij de Klantrelatie moet in tab Stamgegeven, veld bankrekening het nummer genoteerd worden waar vanaf geïncasseerd moet worden.

Daarbij moet in het veld ‘Volgend incasso type’ aangegeven worden welk type incasso van toepassing is.

Zodra het nummer in tabblad Stamgegeven is vastgelegd, kunnen de overige incasso gegevens tab tab Debiteur aangegeven worden.

Zorg dat de Leveringsbepaling op een van de Automatische incasso typen staat. Geef daarna in de vier velden rechts bovenaan de overige incasso gegevens op.

In de tab Debiteur moet het vinkje voor automatische incasso worden aangezet en daarna kun je het gewenste bankrekeningnummer selecteren. Als je wilt kun je onder de paperclip het maandaatcontract koppelen (optioneel).

Het Mandaatkenmerk verwijst naar het contractnummer waaronder de Sepa incasso geschiedt. Het contractnummer is het nummer wat jullie zelf geven aan het contract met de inlener. Dit is iets wat volledig buiten FlexService geschiedt. In het contract wordt overeen gekomen dat er geïncasseerd mag worden bij de inlener. Voorbeeldcontracten zijn bij de diverse banken te verkrijgen. Tip: overweeg om het debiteurnummer van de klant ook te gebruiken als mandaatkenmerk, dat maakt het erg eenvoudig in de registratie.

SEPA incassobestanden aanmaken

Ga naar module Debiteur. Op het tabblad vordering staat een filter <Auto. Incasso>. Door hier op te klikken worden alle aangemaakte facturen van klanten getoond waar automatische incasso is aangezet. Pas de kolominstellingen aan indien gewenst. 

Selecteer vervolgens de gewenste facturen en klik op -> Auto. incasso. De incasso wordt aangemaakt en zichtbaar in het volgende tabblad. Bovendien wordt hij weggeschreven naar de map met de Berichtenoutput.

Als de incasso is betaald, dan kun je in de tab Auto. incasso de status wijzigen in Betaald.