De lay-out van facturen in FlexService en HelloFlex

Er zijn een aantal mogelijkheden om de lay-out van de facturen aan te sturen. Indien gewenst is zelfs een lay-out per vestiging mogelijk (onder bepaalde voorwaarden). We hebben het hier over de getoonde bureau gegevens, voetteksten en het briefpapier.

Wat bepaalt de lay-out
Er zijn verschillende mogelijkheden om de factuurlay-out te bepalen. De basisinstelling zit in de Administrator, Instellingen, Modules FlexService, Facturatie, Factuur (rapport), tab Instelling. Daarin geven we aan of de lay-out bepaald wordt door
1. De eigenaar van de factuur
2. Het bureau van de factuur

Als het bureau van de factuur (dat is het bureau (werkmaatschappij) van het contract) wordt gebruikt om de lay-out van de factuur te bepalen, dan wordt de lay-out gebruikt die staat ingesteld op de werkmaatschappij die contract partner is en die het contract met de klantrelatie aangegaan is. Deze partij wordt vermeld in het contract in tab Stamgegevens bij veld Bureau (partij), links bovenin.

Als de eigenaar van de factuur (dat is de eigenaar van de klantrelatie) wordt gebruikt om de lay-out van de factuur te bepalen, dan wordt de lay-out gebruikt die staat ingesteld op de eigenaar waar de klantrelatie bij hoort. Dat kan bijvoorbeeld een vestiging of een werkmaatschappij zijn.

Vertaald in een voorbeeld: als in bovenstaande instelling staat “Het bureau van de factuur” dan wordt de lay-out gepakt die staat ingesteld op de werkmaatschappij genaamd “Werkmaatschappij”.

Als in deze instelling staat “De eigenaar van de factuur” dan wordt gekeken naar de eigenaar van de Klantrelatie die de factuur gaat krijgen. De klantrelatie kan dan staan op de werkmaatschappij, maar ook op de vestiging. Dus op die manier kan per vestiging een afwijkende lay-out ingericht worden, die gevolgd wordt afhankelijk van de eigenaar van de Klantrelatie.

De lay-out zelf
In module Bureau, tab Formulier zit een groot aantal situaties vermeld waarin een rapport lay-out gekozen kan worden. Denk aan de lay-out die gebruikt moet worden bij het printen van ziektemeldingen, de lay-out die gebruikt moet worden voor loonafrekeningen, voor verantwoording overzichten etc. En dus ook de lay-out die gebruikt moet worden voor verkoopfacturen.

Hier kun je een rapportdefinitie aangeven, en eventueel ook het briefpapier wat erachter moet komen bij “Rapport template”. De rapport definitie die bepaalt welk lettertype gehanteerd wordt, en waar gegevens staan, kan daarbij in Report Builder in module Rapport aangemaakt of gewijzigd worden.

Briefpapier of geen briefpapier gebruiken
Hierboven werd ook de rapport template genoemd. Dit is het zogenaamde briefpapier. Je hebt de keuze om alle grafische elementen zoals logo’s op te nemen in de rapportdefinitie in ReportBuilder. Maar deze opties zijn vaak beperkt; een watermerk opnemen achter de factuur kan bijvoorbeeld niet. En meestal worden logo’s wat ‘korrelig’.

Bij een beperkte grafische opmaak kan het wel handig zijn, want het zorgt er bijvoorbeeld voor dat de grafische opmaak ‘hard’ in de factuur zit, ook in de export die naar de FlexDocument directory toe gezet
wordt.

Voor wat uitgebreidere grafische elementen, of als de kwaliteit van de grafische elementen wat hoger moet zijn kan het briefpapier in PDF op A4 formaat gekoppeld worden bij “Rapport template”. Daarbij moet de instelling in de Administrator, Instellingen, Modules FlexService, Rapport, tab Instelling, PDF merge toepassen, op Ja staan.

Om rekening mee te houden

Als je inricht dat de eigenaar van de klant bepalend is voor de lay-out van de factuur, zorg dan eerst dat alle klanten goed op hun eigen eigenaar staan, en zet dan pas de instelling om.

Werk je vanuit twee of meer werkmaatschappijen, waarbij sommige klanten door twee of meer werkmaatschappijen aangeleverd krijgen dan is deze instelling normaliter niet toe te passen, of je moet de betreffende klant gaan splitsen naar meerdere klantrelaties. Eentje per werkmaatschappij. Maar dan kunnen vanuit daar weer uitdagingen ontstaan in het sommeren van de omzet in de management informatie en het debiteurenbeheer, verrekenen bij correcties en het beheer van kredietlimieten. Om te voorkomen dat je van de ene in de volgende uitdaging terecht komt kan de instelling dus in dat geval beter niet omgezet worden. In dat geval is dus het blijven werken met het bureau wat bepalend is
voor de lay-out het beste.