Referentienummers/kostenplaatsen die later dan de verloning afgegeven worden

Soms kan het voorkomen dat een klant eist dat er enkel gefactureerd mag worden onder een bepaald referentienummer/kostenplaats, maar dat het referentienummer/kostenplaats pas later dan de geplande verloning wordt afgegeven.
Je wilt in zo’n geval de kandidaat niet op zijn loon laten wachten, maar tegelijkertijd kun je bij het invullen van de declaratie nog geen referentienummer/kostenplaats opgeven. Wat te doen?

Hiervoor is een handige functionaliteit beschikbaar. Vul in onderstaand scherm van module Klantrelatie, tab Facturatie de vink “Referentienr bij factuur verplicht”. In tegenstelling tot “Referentienr. verplicht” controleert deze niet bij het invullen van de declaratie op een referentienummer, maar pas ten tijde van de facturatie.

Je vult dus gewoon de uren in, je verloont en je betaalt en je maakt loonslips naar de kandidaat. De verplichtingen richting de kandidaat gaan dus gewoon door, terwijl de factuurregels zich verzamelen.

In de tab VerkoopFactuurregel staan alle factuurregels verzameld waarvoor nog geen referentienummer door de klant is doorgegeven. Deze regels zijn rood gekleurd en je kunt ze niet verwerken tot facturen, dit wordt door FlexService geblokkeerd.

Op het moment dat de klant een referentienummer doorgeeft waaronder gefactureerd mag worden ga je op de factuurregel staan waar het referentienummer voor geldt. Je kiest dan Actie – Referentie toevoegen.

In de pop up kun je nu het referentienummer invoeren.

De regels worden nu wit, en kunnen op de normale manier verwerkt worden.

Zorg uiteraard wel dat je verzamelt of groepeert op het referentienummer, zodat het vastgelegde referentienummer ook daadwerkelijk op de factuur getoond wordt.