AVG tips in FlexService

In FlexService zijn een aantal zaken instelbaar gemaakt in het kader van de AVG. Zie hieronder een aantal voorbeelden.

Opschonen kandidaat gegevens

De Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) heeft gevolgen voor het vastleggen en bewaren van persoonsgegevens in FlexService. In FlexService is een functionaliteit gemaakt waarmee kandidaatgegevens kunnen worden opgeschoond. Er wordt bij het opschonen van kandidaten onderscheid gemaakt in:

• Kandidaten niet gewerkt;
• Kandidaten gewerkt 2 jaar uit dienst;
• Kandidaten gewerkt 5 jaar uit dienst;
• Kandidaten gewerkt 7 jaar uit dienst.

Kandidaten die 2 jaar zijn ingeschreven maar nooit gewerkt hebben of kandidaten die 7 jaar of langer uit dienst zijn moeten worden verwijderd dan wel geanonimiseerd.
Bij het verwijderen kennen we onderscheid tussen logisch verwijderen (niet meer zichtbaar in de applicatie, maar data nog wel beschikbaar in de database) en fysiek verwijderen (niet meer zichtbaar in de applicatie en ook niet meer in de database).
Omdat fysiek verwijderen in FlexService vrijwel onmogelijk is en ongewenst in het kader van onder andere Management Informatie, is er voor gekozen om kandidaten te anonimiseren en logisch te verwijderen. Dus zowel bij het schonen van ‘Kandidaten niet gewerkt’ als van ‘Kandidaten gewerkt 7 jaar uit dienst’ worden de kandidaatsgegevens geanonimiseerd en de kandidaat logisch verwijderd.

Verder wordt ondersteund:

• Verlengen bewaartermijn bij akkoord van kandidaten die niet gewerkt hebben
• Blokkeren opschonen in geval van dispuut
• Opschonen van documenten aan de hand van een bewaartermijn

Ondersteuning documentbeheer

In FlexService zijn documenten door het hele pakket verspreid vastgelegd. In het kader van de AVG/GDPR is het bewaken van de bewaartermijnen van al die documenten essentieel geworden. 
In de module Proces is een tab DocumentOpschonen met 2 subtabs. Vanwege de AVG/GDPR is het mogelijk om via autorisatiegroepen te kunnen autoriseren wie toegang heeft tot deze subtabs (FlexAdministrator > Instelling > Modules FlexService > Proces > Tabblad DocumentOpschonen, tab Instelling).

Subtab 'Bewaartermijn bepalen'
Door bij een document vast te leggen wat het bewaartermijn is, wordt het makkelijker om de opslagperiode te controleren. Het bewaartermijn van een document is afhankelijk van het soort document. Op de subtab 'Bewaartermijn Bepalen' (FlexService > Proces, tab DocumentOpschonen) zijn de documentsoorten opgesplitst naar documenten uit Dossier, Taken en Contacten, Certificaatdocumenten en Overige documenten. Er kan per documenttemplate / documentsoort bepaald worden welke bewaartermijn gebruikt moet worden. Er is een aantal bewaartermijnen voorgedefinieerd, maar het is mogelijk om in Domein 'Bewaartermijnsoort' (FlexAdministrator, module Domein) eigen termijnen te definiëren. De bepaalde Bewaartermijn wordt op de subtab Documenten beheren gekoppeld aan opgeslagen documenten.

Subtab 'Documenten beheren'
De subtab 'Documenten beheren' toont in 1 overzicht alle documenten die in FlexService zijn vastgelegd met uitzondering van enkele systeemdocumenten en (merge)templates die niet verwijderd mogen worden. Via Specificatie kan gespecificeerd worden welke documenten getoond moeten worden. Vanwege de performance is het mogelijk om het resultaataantal te beperken. Dit aantal is by default ingesteld op 3000 maar kan in FlexAdministrator worden gewijzigd (FlexAdministrator > Instelling > Modules FlexService > Proces > Tabblad DocumentOpschonen, tab Instelling). Ook zijn er kolomfilters aanwezig zoals gebruikelijk.
Per document wordt de Bewaartermijn getoond zoals bepaald in subtab 'Bewaartermijn bepalen' en het daarbij behorende referentiemoment. Als het mogelijk was om met de voor de Bewaartermijn een datum te bepalen waarop de opslagperiode afloopt, dan wordt deze vervaldatum getoond in de kolom 'Bewaartermijn verloopt op'. Het is ook mogelijk selecties op dit veld te doen. Indien aanwezig worden de gekoppelde Kandidaten, Contactpersonen of Medewerkers getoond zodat hierop geselecteerd kan worden bijvoorbeeld in geval van een specifiek persoon de persoonsgegevens gewist moeten worden.
In de kolom 'Selectie' kan worden aangevinkt welke documenten verwijderd moeten worden als knop [Opschonen documenten] wordt gekozen. De betreffende documenten worden op dat moment ook fysiek van de server verwijderd.

AVG - Autorisatie op veldniveau voor aantal specifieke velden

Aansluitend bij de bestaande autorisatie voor modulen, tabbladen en gegevens (in de FlexAdministrator, module Autorisatie), is het nu voor een aantal specifieke velden ook mogelijk om te autoriseren op veldniveau. Het betreft de velden :

• Burg staat., Kinderen, Homepage, Zorgverzekeraar, Zorgverzekeraarnummer, Taal (Module Kandidaat, tab Stamgegeven)
• de lamellen Contract, Declaraties, Loonafrekeningen en Betalingen (Module Kandidaat, tab Contract)
• Leeftijd, Geslacht (Module Aanvraag, tab Stamgegeven)
• Klachtenomschrijving (Module Ziek tab Detail)

In de module Ziek is ook een aantal velden autoriseerbaar geworden maar default uit gezet omdat ze niet meer uitgevraagd mogen worden. Ze kunnen als daar een gegronde reden voor is alsnog worden geautoriseerd. Dit betreft

• Opmerking, RedenZiek, Ziek > Omschrijving, Hersteld > Omschrijving (tab Overzicht)

Naast deze zaken zijn er ook hele praktische afwegingen; toon je een pasfoto van de kandidaat bij de stamgegevens of niet? Een pasfoto kan informatie bevatten over ras, etnische afkomst, religieuze overtuigingen, enzovoort. Als je geen heel erg duidelijke en legitieme reden hebt waarom je een pasfoto wil tonen in de stamgegevens, zet de optie dan uit. Het wel of niet tonen van pasfoto’s in het Dashboard is instelbaar via de FlexAdministrator, Instelling, Modules FlexService, Kandidaat, tab Instelling – Tonen
foto’s in het Dashboard Ja / Nee: