Jaaropgaven, Loonafrekening, Verkoopfacturen en Inkoopfacturen te beveiligen bij versturen per email

Vanuit de AVG wordt voorgeschreven dat bij het versturen van persoonsgegevens per mail passende maatregelen moeten worden genomen. Het is dus feitelijk niet meer toegestaan om documenten met persoonsgegevens per email onbeveiligd te versturen. Er is nu een optie om bij het per mail versturen loonafrekeningendocumenten en jaaropgaven te beveiligen met het kandidaatnummer, verkoopfacturen met het debiteurnummer en inkoopfacturen met het crediteurnummer. Uiteraard zullen deze documenten nog steeds alleen verstuurd worden afhankelijk van de instelling ' <<Document>> mailen - AVG veiligheidsniveau'.

Er wordt bij de beveiliging gebruik gemaakt van pdftk: zowel in HelloFlex als FlexService is het PDF document zonder wachtwoord te openen, maar zodra het document vanuit FlexService per mail wordt verzonden wordt dit gemerged met een template waarop de beveiliging wordt bepaald.

Voor Jaaropgaven staat de beveiliging default op 'Ja', voor de andere instellingen kunt u zelf bepalen of het beveiligd versturen noodzakelijk is:

- 'Jaaropgaven mailen - PDF beveiligen' (FlexAdministrator > Instelling > Modules FlexService > Proces > Jaarwerk, tab Instelling): 'Ja' / 'Nee' - default 'Ja, ww = kandidaatnummer';
- 'Loonafrekeningen mailen - PDF beveiligen' (FlexAdministrator > Instelling > Modules FlexService > Verloning > Loonafrekening (rapport), tab Instelling): 'Ja' / 'Nee' - default 'Nee', ww = kandidaatnummer;
- 'Facturen mailen - PDF beveiligen' (FlexAdministrator > Instelling > Modules FlexService > Facturatie > Factuur (rapport), tab Instelling): 'Ja' / 'Nee' - default 'Nee', ww = debiteurnummer;
- 'Inkoopfacturen mailen - PDF beveiligen' (FlexAdministrator > Instelling > Modules FlexService > Facturatie > Factuur (rapport), tab Instelling): 'Ja' / 'Nee' - default 'Nee', ww = crediteurnummer.