Werkgebonden personenmobiliteit (WPM) registeren gedurende het jaar

Vanaf 1 januari 2024 is het mogelijk om de werkgebonden personenmobiliteit vast te leggen. Vanaf 1 juli gaat ook de rapportageverplichting hiervoor in.
Zie voor meer informatie over de regeling de website van de RVO. 
Voor de uitzendbranche is er een aanvullende methode ontwikkeld en een aparte handout gepubliceerd voor de uitzendkrachten.

NB1: Deze methode is uitsluitend bedoeld voor de rapportage over de uitzendkrachten. De gegevens van de werknemers die in vaste dienst zijn en wel op een vaste standplaats werken dienen volgens de methodes beschreven in de handreiking van het ministerie gerapporteerd te worden. 
NB2: uitbetaalde reiskosten voor OV zijn uitgesloten voor de berekening. Indien je hier geen apart component voor hebt, kan het verstandig zijn om dit in te (laten) richten, zodat je dit onderscheid kan maken.

Voor het rapporteren zijn er 2 manieren; middels het vastleggen van het aantal kilometers en voertuig- en brandstoftypen in het contract en de declaraties in HelloFlex. Hiermee kan je gedurende het jaar de data vastleggen en bijhouden. Op het moment dat de gegevens aangeleverd moeten worden, kan je vervolgens een snelle export uit HelloFlex halen en deze uploaden. 
Daarnaast kan je het ook met terugwerkende kracht berekenen, op basis van een export verloonde data van afgelopen jaar. Dat gebruik als je brondata om tot een gemiddeld aantal kilometers te komen.
Voor het rapporteren op basis van geregistreerde data, zie de instructies hieronder. 
Voor het rapporteren op basis van verloonde data, zie deze FAQ.

HelloFlex

Op de detailpagina van plaatsingscontracten is een tabblad “WPM rapportage” toegevoegd. Op dit tabblad is het mogelijk om voor de betreffende kandidaat vast te leggen hoeveel kilometers er in totaal gereisd wordt en met welke voertuig- en brandstoftypen.

Er is een standaard domein met daarin de categorieën zoals gespecificeerd door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Indien er toch nog categorieën ontbreken, kunnen deze in de module Admin>Domeinwaarden>Voertuig- en brandstoftypen worden toegevoegd. 

Wanneer er een voertuig- en brandstoftype is ingevoerd in het contract, vul je daarna het aantal kilometers per dag in. Dit geldt als een standaardwaarde en zal worden overgenomen in alle declaraties die onder dit contract worden aangemaakt. 

Indien een kandidaat in de desbetreffende week niet gereisd heeft volgens de verwachting (vanwege ziekte, vakantie, carpoolen etc), kan er per declaratie het aantal kilometers worden aangepast.
Mocht een kandidaat in die week een ander type voertuig hebben gebruikt (ov in plaats van auto), kunnen er ook extra regels aan de declaratie worden toegevoegd.

Vervolgens is het mogelijk om een “WPM rapport” te exporteren middels het Actiemenu vanuit de lijstpagina in de module Declaraties.

 Zo kan de in declaraties ingevulde WPM informatie worden gedownload in Excel
of CSV format, om vervolgens te kunnen rapporteren aan de RVO. Dit zal voor het eerst nodig
zijn in 2025 (over het jaar 2024).

Tips om rekening mee te houden
* voor het aanleveren van de gegevens dien je in te loggen met eHerkenning. Heb je dit nog niet? Neem dan contact op met een van de leveranciers hiervoor. Voor meer informatie, klik op deze link.

* Op bureauniveau kan je een validatie instellen op het invoeren van de WPM rapportage bij het aanmaken van contracten. Deze instelling vindt je bij tabblad Instellingen > Contract Validaties (wanneer je geen fase/keten selecteert, is de instelling van toepassing op alle opties). Hiermee ben je altijd verzekerd dat er gegevens zijn ingevoerd.

Bij het activeren van een contract vanuit status Aangemaakt, krijg je vervolgens onderstaande foutmelding wanneer je geen gegevens hebt ingevuld. Op deze manier ben je altijd verzekerd dat er gegevens zijn ingevoerd in het contract en dus ook in de declaraties. 

* De rapportages worden gegenereerd per werkmaatschappij. In het overzicht zie je dus per werkmaatschappij een splitsing tussen de verschillende typen voertuig- en brandstoftype met de totaal ingevoerde kilometers over alle declaraties.
* De rapportages worden hardcoded op jaar gefilterd, daar je per jaar dient te rapporteren. Een filter toepassen op de lijstpagina van declaraties heeft dus geen invloed op de export. 
* De registratie van de kilometers houdt geen rekening met componenten waar geen reistijd mee gemoeid is, zoals vakantie- of ziekte-uren. Het kan dus handig zijn om op dit soort componenten een tweede akkoord in te stellen, zodat de declaratie eerst door een bureaumedewerker goedgekeurd en eventueel aangepast kan worden.
* In de rollen is te autoriseren welke gebruikers de registratie kunnen bewerken.  Dit beheer je middels het subattribuut "WPM rapportage" onder zowel het Contract- als het Declaratie attribuut. Deze is al aangezet voor alle kandidaat- en bureaugebruikers die ook lees- en schrijfrechten hadden op deze attributen. Het kan dus zijn dat kandidaten zelf al kilometers hebben geregistreerd in de declaraties en een export dus al data laat zien.
* Omdat de voertuig- en brandstoftypen een domein zijn, kunnen deze ook eenvoudig worden toegevoegd aan een formulier en uitgevraagd worden tijdens in het inschrijfproces.
Dit doe je door een veld toe te voegen uit de categorie "dropdown" en deze te slepen in je formulier.

Vervolgens kan je in de instellingen van dit veld (door middel van de 3 puntjes) het domein "Voertuig- en brandstoftypen" selecteren, de titel aanpassen en het veld eventueel verplicht stellen. De opties in het dropdown menu komen dan gelijk overeen met de opties die je in het contract kan selecteren. Het antwoord dat de kandidaat invult, wordt na het goedkeuren van het formulier, weggeschreven op het tabblad Custom Questions op de detailpagina van de kandidaat en kan je daarna overnemen bij het aanmaken van het contract.