Gewijzigd vakantiegeld saldo: wijziging in moment van reserveren

Momenteel wordt vakantiegeld gereserveerd over de reservering van vakantiedagen en de reservering van feestdagen afzonderlijk. Dit is niet langer correct. In verschillende vergaderingen met de SWO’s hebben ABU/NBBU aangegeven dat dit moet worden gereserveerd over de betaalde vakantiedagen en feestdagen afzonderlijk. Dit staat ook zo in artikel 18 van de CAO voor Uitzendkrachten (Algemene Bond Uitzendondernemingen, 2024). De betaling van collectieve feestdagen wordt al correct uitgevoerd in FlexService.

Met de overgang naar verwerkingsjaar 2025, zal FlexService voor de reservering vakantiegeld dan ook overstappen. Dit houdt in dat vakantiegeld over een reservering niet meer berekend wordt op het moment van reserveren, maar op het moment dat de reservering wordt uitbetaald. Tijdens de nabewerking zullen we dit in een aantal stappen doorvoeren.

Uitleg voor kandidaten
We merken dat veel kandidaten vragen stellen over hun loonstrook na de eerste verloning en het soms lastig kan zijn om begrijpelijk uit te kunnen leggen waarom de kandidaat een ander, soms lager, saldo van vakantiegeld ziet. Onderstaande tekst is een voorbeeld van hoe je dit op een eenvoudige manier kan uitleggen.

Elke reservering heeft een bepaalde waarde in geld, denk aan bijvoorbeeld een reservering voor feestdagen, kort verzuim of vakantiedagen. Over deze saldo's bouw je ook vakantiegeld op. Het opbouwen van vakantiegeld over vakantiedagen is dit jaar anders geworden, want de CAO voor uitzendkrachten is veranderd.
Voorheen bouwde je vakantiegeld op bij het opbouwen van vakantiedagen. Dit is echter wettelijk gezien niet meer correct vanaf dit jaar. Vanaf 1 januari bouw je vakantiegeld op bij het opnemen van vakantiedagen, dat gebeurt dus op een later tijdstip.
Daardoor is het saldo van het vakantiegeld opnieuw berekend. Zouden we dit namelijk niet doen, zou je straks bij het uitbetalen of opnemen van vakantiedagen nóg een keer vakantiegeld gaan opbouwen en dat is onjuist.
We hebben nu het gedeelte wat nog niet opgebouwd had moeten zijn in mindering gebracht en dat wordt op een later moment (wanneer de vakantiedagen opgenomen of uitbetaald worden) weer bijgeboekt. Hierdoor heb je dus nog steeds hetzelfde bedrag aan vakantiegeld als wat je zou ontvangen met de oude rekenmethodiek.

Een fictief voorbeeld:
eindstand 2024
reservering vakantiedagen 10 uur, omrekening naar geld obv een uurloon van € 20,00 = € 200,00
reservering vakantiegeld € 800,00

begin 2025
correctie op vakantiegeld € 200 * percentage vakantiegeld 8,33% = € 16,66
nieuw saldo vakantiegeld € 800,00 - € 16,66 = € 783,34
saldo vakantiedagen 10 uur, obv uurloon € 20,00 = € 200,00

bij opname van 10 uur vakantiedagen, obv uurloon € 20,00 = € 200,00
opbouw vakantiegeld, € 200,00 * 8,33% = € 16,66
nieuw saldo vakantiegeld, na uitbetaling vakantiedagen € 783,34 + 16,66 = € 800,00

Inzicht in het nieuwe saldo
Om duidelijkheid te verschaffen in de berekening die is uitgevoerd kan rapport “0550 Herrekening reservering vakantiegeld bij jaarwerk 2024-2025” worden gebruikt. Een export in .csv-formaat wordt tijdens de nabewerking van het jaarwerk geplaatst in de FlexDocuments in de map “Jaarwerk 2024-2025”.
In dit rapport zie je precies voor elke kandidaat wat het oude saldo was, het nieuwe saldo is geworden en wat de berekening is geweest van het nieuwe saldo.
Dit rapport kan daarnaast ook worden gegenereerd vanuit de module Kandidaat. 

Mogelijk negatief saldo
Het herrekenen van het saldo kan in situaties met weinig of geen vakantiegeld leiden tot een negatief saldo. Het is ongewenst om dit negatieve saldo bij de eerste verloning te verrekenen. Daarom wordt bij het aanmaken van declaraties voor kandidaten met een negatief vakantiegeldsaldo door de herrekening tijdens het jaarwerk, "Saldo opnemen" op "Nee" gezet voor de reservering vakantiegeld. Dit gebeurt ook als in het componentmodel "Ja" is ingesteld. Hiermee wordt de verrekening voorkomen.
Zodra het vakantiegeldsaldo weer positief is, wordt "Ja" opnieuw ingesteld zoals gebruikelijk. Bij declaraties van het type "opname reservering" wordt altijd de waarde uit het componentmodel overgenomen. Indien gewenst, kun je "Ja" handmatig veranderen naar "Nee".

Marge 
Als vakantiegeld pas berekend wordt bij de opname van reserveringen, dan zal dit zorgen voor een dip in de marge. Dit heeft een onvoorspelbare marge tot gevolg. Om dit te voorkomen introduceren we twee nieuwe componenten:

• voorziening vakantiegeld over reserveringen in tijd
• retour voorziening vakantiegeld over reserveringen in tijd

Met deze twee componenten wordt het toekomstig vakantiegeld over reserveringen al voorzien. Deze voorziening wordt getroffen over de reserveringen die worden opgebouwd.

De componenten zullen worden toegevoegd in alle componentmodellen die de component voor de reservering vakantiegeld in zich hebben. De waarde van de voorzieningen zal gelijk worden gezet aan het percentage van de reservering vakantiegeld in dat desbetreffende componentmodel.

Deze componenten hebben allebei twee eigen grootboekrekeningen. Het grootboekrekening-nummer zullen wij overnemen van de reservering vakantiedagen en niet van de reservering vakantiegeld. Door het verschuiven van de opbouw van vakantiegeld van over de opgebouwde reserveringen naar de uitbetaalde reserveringen, zal er op de grootboekrekening van het vakantiegeld ook de voorziening staan die mogelijk niet volledig wordt uitbetaald. In dat geval blijft er een saldo over als het vakantiegeld in mei wordt uitbetaald.

Door dit te verplaatsen naar het grootboeknummer van de reservering vakantiedagen wordt dit probleem opgelost. De reservering vakantiedagen hoeft namelijk niet altijd volledig te worden uitbetaald. Dat komt doordat het mogelijk is dat niet opgenomen vakantiedagen vervallen. Als vakantiedagen vervallen, dan wordt over deze vervallen dagen ook geen vakantiegeld opgebouwd. Een gevolg hiervan is dat als vakantiedagen vervallen, de afboeking moet worden verhoogd met het percentage vakantiegeld wat van toepassing is.

Om de herrekening ook juist in de boekhouding te verwerken, zullen er journaalposten worden aangemaakt van elke afboeking. Deze journaalposten kunnen in volgens het reguliere proces worden verwerkt.