Overzicht van declaratie statussen van HelloFlex en FlexService

Bij het verwerken van declaraties tussen FlexService en HelloFlex worden verschillende statussen gebruikt. Omdat beide systemen eigen statusbenamingen hanteren, kan het soms onduidelijk zijn wat er precies gebeurt. Onderstaande uitleg laat zien hoe de statussen zich tot elkaar verhouden en wat dit betekent voor de verdere verwerking van de declaratie.

Wat is de declaratieflow tussen FlexService en HelloFlex?

De declaratie doorloopt verschillende statusovergangen. Onderstaande tabel geeft weer hoe de statussen in FlexService zich verhouden tot de statussen in HelloFlex en welke acties hierbij horen.

Standaard flow

FlexService status	HelloFlex status	Toelichting / Actie
Aangemaakt	-	Declaratie wordt voorbereid in FlexService.
Aangemaakt Extern	Rapporteer	Declaratie is verzonden naar HelloFlex.
Opgeslagen Extern	Rapporteer	HelloFlex bevestigt ontvangst ("handshake").
-	Ingediend	Gebruiker dient declaratie in op HelloFlex. FlexService wordt automatisch bijgewerkt.
Ingediend Extern	Ingediend	FlexService ontvangt statuswijziging van HelloFlex.
Te accorderen Extern*	-	Optioneel: bij extra akkoord door intermediair.
Goedgekeurd Extern	Goedgekeurd	Declaratie is volledig goedgekeurd in HelloFlex.
-	Afgerond	Automatisch 30 min. na goedkeuring, of handmatig via knop Afronden.
Te Verwerken / Afgerond Time	-	Declaratie is terug in FlexService voor verloning of bevat een foutmelding.
Verwerkt	Verwerkt	Declaratie is succesvol verloond.

* Bij sommige workflows kan er een extra tussenstap zijn in HelloFlex: “Te accorderen door intermediair”.

---

Wat gebeurt er bij een wijziging van een declaratie in FlexService

Wanneer een declaratie in FlexService wordt aangepast, kan dit invloed hebben op de flow richting HelloFlex. Onderstaande tabel laat zien hoe de statussen dan worden verwerkt.

Wijzigingen in de declaratie

FlexService status	HelloFlex status	Toelichting
Aangemaakt (gewijzigd)	Verwijderd	Declaratie wordt uit de flow gehaald. HelloFlex-data wordt overschreven.
Te Verwerken (na wijziging)	-	Declaratie wordt niet meer verzonden naar HelloFlex.
Verwerkt	Verwerkt	Declaratie wordt als Verwerkt geregistreerd in HelloFlex als slotstatus.

Belangrijk: Zodra een declaratie wordt gewijzigd in FlexService, wordt de versie in HelloFlex als verwijderd gemarkeerd en verdwijnt deze na de nachtelijke batch. Alleen een herverwerking zet de declaratie opnieuw in de HelloFlex-flow.