Factuurnummering

Met het jaarwerk is het vrij gebruikelijk om een nieuwe factuurnummer range in te stellen voor het nieuwe jaar. We zien echter dat dit soms niet correct wordt ingericht, met daardoor dubbele factuurnummers tot gevolg.

De factuurnummer range wordt in module Bureau, tab Instelling vastgelegd. Het gaat dan om onderstaande velden in het rode kader. De afkorting PF staat voor Prefix Factuur, de afkorting PC staat voor Prefix Creditfactuur. En Ink. Fac. staat voor Inkoopfactuur en Hdm.Ink.fac. staat voor Handmatige Inkoopfactuur.

Met de Prefix van een factuurnummer wordt normaliter een stuk tekst of een nummer bedoeld wat voorafgaat aan het factuurnummer. Stel dat je een Uitzendbureau en een Payroll bedrijf samen in één FlexService database hebt, en je wil beide bedrijven een factuurrange geven die start met 220000. Dan kun je met een Prefix er voor zorgen dat de factuurnummers per bedrijf toch te onderscheiden
zijn. Je zou er dan voor kunnen kiezen om Xelf Uitzendbureau een prefix XU-F en XU-C (Xelf Uitzendbureau-Factuur / Xelf Uitzendbureau-Creditfactuur) te geven.

De Payroll tak van Xelf geef je dan de prefix XP-F / XP-C (Xelf Payroll-Factuur / Xelf Payroll-Creditfactuur).

Let er op dat je goed afstemt met het financiële pakket of een factuurnummer letters of speciale tekens zoals het min (“-“) teken mag bevatten. Je wil niet heel enthousiast een prefix met letters instellen om er daarna achter te komen dat je het Verkoopboek niet meer kan inlezen in de financiële administratie.

Het alternatief voor het gebruik van een prefix is om het Uitzendbureau en het Payroll bedrijf ieder een eigen range te geven. Laat bijvoorbeeld het Uitzendbureau starten op 220000 en het Payroll bedrijf op 225000.

Dan is er nog de mogelijkheid om de handmatige facturen een aparte range te geven. Hier worden de meeste fouten gemaakt. Onderstaande instelling leidt tot dubbele factuurnummers. Voor de reguliere facturen wordt nu begonnen met nummer 220000, maar ook de eerste handmatige factuur zal nummer 220000 krijgen.

Hoe de instelling bedoeld is, is om op onderstaande manier ingesteld te worden. De eerste factuur krijgt nu nummer 220000 en de eerste handmatige factuur krijgt het nummer 228000:

Regel je de nummering op onderstaande manier dan lijkt het alsof de handmatige facturen geen nummer zullen krijgen, maar dat is niet het geval. Met onderstaande methode zullen de facturen en de handmatige facturen opvolgend genummerd worden waarbij de handmatige facturen gewoon een nummer krijgen in de reguliere range wat op dat moment aan de beurt is. Je krijgt dan één range met facturen en handmatige facturen door elkaar.

Dan zijn er nog de velden voor de (handmatige) inkoopfacturen. Deze zullen gebruikt worden op het moment dat je gebruik maakt van z.g. Reversed Billing, waarbij je naar ZZP’ers of bureaus waarbij je Inleen-Doorleen toepast de factuur stuurt die zij normaliter zouden sturen. In FlexService/HelloFlex is er de mogelijkheid om inkoopfacturen te maken op basis van de ingevulde uren van de ZZP’ers of inleen bureaus. Je gebruikt in dat geval het urenbriefje voor de verkoopfactuur, en in plaats van voor de loonafrekening gebruik je de uren dan voor de inkoopfactuur. Dit vergt wel een aparte inrichting, neem
contact op met de Customer Service afdeling voor de inrichting indien gewenst.