Declaraties van vorig jaar corrigeren

Als het jaar in FlexService/HelloFlex is afgesloten kunnen declaraties uit een voorgaand jaar in principe niet meer worden gewijzigd.

 

Er was een functionaliteit beschikbaar, namelijk Jaaroverstijgend corrigeren (JOC), waardoor dit wel mogelijk was. Deze functionaliteit is echter sinds oktober 2024 uitgeschakeld doordat, door complexiteit in de wet en regelgeving, het gebruik van Jaaroverstijgend Corrigeren in sommige gevallen tot verkeerde resultaten leidde. Dit had veelal impact op de WAS (Wet aanpak schijnconstructies), de loonheffing, ET-regeling en het netto loon van de kandidaat.

 

In FlexService/HelloFlex zijn nu de volgende componenten beschikbaar:

Bruto correctie-inhouding

Als er te veel uren zijn uitbetaald dan kan met een bruto correctie-inhouding het brutobedrag worden teruggevorderd

Netto correctie-inhouding

Als er te veel nettovergoeding is uitbetaald dan kan met een een netto correctie-inhouding het nettobedrag worden teruggevorderd

Bruto correctievergoeding

Hiermee kan een extra brutobedrag worden uitbetaald.

Netto correctievergoeding

Hiermee kan een extra nettobedrag worden uitbetaald.

 

Onder deze componenten kunnen verschillende aliassen worden aangemaakt zodat op de loonafrekening en factuur duidelijk is wat er is gecorrigeerd.  

De componenten 'bruto correctievergoeding' en 'netto correctievergoeding' zijn feitelijk niet nodig omdat het altijd mogelijk is om extra uren of vergoedingen via een reguliere declaratie te verwerken en dit dus de beste optie is.

 

Een gevolg van het gebruik van de bruto correctie componenten is dat er geen reserveringen over worden berekend. Deze zullen handmatig moeten worden uitgerekend en via een handmatige inboeking worden bij- of afgeboekt. In het geval van een afboeking kan je er uiteraard altijd voor kiezen om dit niet te corrigeren omdat de werknemer hier geen nadeel van ondervindt.

 

Algemene tip: maak gebruik van de functie Concept Loonafrekening alvorens de declaratie te verwerken.

 

Ter verduidelijking beschrijven we een aantal voorbeeldsituaties waarbij gecorrigeerd dient te worden met daarbij de te gebruiken componenten.

Situatie 1: In week 51 zijn er 2 normale uren te weinig verloond.

Hier kan 'gewoon' een declaratie voor week 51 worden aangemaakt met de 2 normale uren.

Doordat dit een 'gewone' verloning is wordt over deze uren reserveringen opgebouwd en pensioenpremie afgedragen.

 

Situatie 2: In week 51 is 1 dag reiskosten te weinig verloond.

Hier kan 'gewoon' een declaratie voor week 51 worden aangemaakt met de reiskostenvergoeding.

Als dit netto reiskosten zijn heeft het geen gevolgen voor het berekenen van reserveringen en pensioenpremie.

Zijn het bruto reiskosten, dan hoeven er geen reserveringen over worden opgebouwd. 
Of pensioenpremie wordt berekend is afhankelijk van het feit of er al uren zijn verwerkt in het huidige jaar. Er kan alleen pensioenpremie worden berekend als er uren zijn verwerkt zodat er volgens de Voortschrijdend Cumulatief Rekenmethode pensioenpremie kan worden berekend.

 

Situatie 3: In week 51 zijn 8 overuren te weinig verloond.

Hier kan 'gewoon' een declaratie voor week 51 worden aangemaakt met de 8 overuren.

Hierover worden reserveringen opgebouwd als de overuren in de grondslag van een reservering zitten en er wordt pensioenpremie over berekend.

 

Situatie 4: In week 51 zijn 4 normale uren te veel verwerkt.

Er wordt een declaratie voor week 51 aangemaakt waarop een 'bruto correctie-inhouding' wordt gedaan met de waarde van de normale uren die teveel zijn verwerkt.

De reserveringen die de kandidaat ten onrechte heeft gehad, moeten handmatig worden afgeboekt.

Stel de kandidaat verdient € 15,- dan moet voor de reservering vakantiedagen -4 x € 15,- x 10,92% = -€6,55 worden verwerkt.

 

LET OP: voor de berekening moeten de reserveringspercentages van het huidige jaar worden gebruikt en niet die van de gecorrigeerde week van het voorgaande jaar.

Of pensioenpremie wordt berekend is afhankelijk van het feit of er al uren zijn verwerkt in het huidige jaar. Er kan alleen pensioenpremie worden berekend als er uren zijn verwerkt zodat er volgens de Voortschrijdend Cumulatief Rekenmethode pensioenpremie kan worden berekend.

 

Situatie 5: In week 51 is € 9,26 te veel aan reiskosten uitbetaald.

Er wordt een extra declaratie gemaakt waarop een 'netto correctie-inhouding' van € 9,26 wordt verwerkt.

 

Situatie 6: In week 51 zijn 4 normale uren in plaats van 4 overuren van 150% zijn uitbetaald.

Hiervoor zijn twee mogelijke oplossingen:

• Er wordt een extra declaratie gemaakt waarop 4 overuren met alleen het overurenpercentage van 50% worden verwerkt.
  Hierbij krijgt de uitzendkracht eigenlijk te veel reserveringen omdat het 100% deel van de overuren is verwerkt op normale uren. Maar omdat de uitzendkracht niet wordt benadeeld kan dit een praktische oplossing zijn.
  Over het verwerkte overwerkpercentage wordt pensioenpremie berekend doordat er ook uren worden verwerkt.
  Let op: gebruik voor deze situatie het component "uurtoeslag".
• Er wordt een declaratie voor week 51 aangemaakt waarop een 'bruto correctie-inhouding' wordt gedaan met de waarde van de normale uren die zijn verwerkt.
  Ook worden de 4 overuren a 150% verwerkt.
  De reserveringen die de kandidaat ten onrechte heeft gehad, moeten handmatig worden afgeboekt.
  Stel de kandidaat verdient € 15,- dan moet voor de reservering vakantiedagen -4 x € 15,- x 10,92% = - € 6,55 worden verwerkt.

LET OP: voor de berekening moeten de reserveringspercentages van het huidige jaar worden gebruikt en niet die van de gecorrigeerde week van het voorgaande jaar.
Doordat er overuren worden verwerkt, wordt ook pensioenpremie berekend.