Ontzeggen toegang HelloFlex tijdens uitvoer van het jaarwerk

Het uitvoeren van het jaarwerk kan van het begin tot het einde een paar uur in beslag nemen. Gedurende deze tijd mogen er geen wijzigingen worden aangebracht in contracten en declaraties. Om te voorkomen dat dit tóch gebeurt, hebben meerdere klanten gevraagd om te voorkomen dat kandidaten, opdrachtgevers en bureau-gebruikers tijdens het jaarwerk kunnen inloggen in HelloFlex. 

Hoe regel je dit?

We hebben een instelling toegevoegd in HelloFlex onder Admin > Connect > Instellingen. Enkel Customer Admin gebruikers en de HelloFlex consultants hebben toegang tot de mogelijkheid om HelloFlex voor bureaugebruikers, opdrachtgevers en kandidaten tijdelijk te kunnen uitschakelen.



Bij activeren van de instelling verschijnt een datum en tijd veld. Deze moet minimaal 10 minuten vooruit worden ingesteld. Dat wil zeggen dat als je de instelling NU activeert, HelloFlex nog 10 minuten beschikbaar zal zijn voor alle gebruikers, met uitzondering van de Customer Admin. Er is geen maximum tijd vooruit dat deze instelling kan worden geactiveerd.


Tussen het activeren van de instelling en het moment dat de HelloFlex-toegang daadwerkelijk uitgaat worden bureaugebruikers, opdrachtgevers en kandidaten gewaarschuwd. Zo krijgen ze na het inloggen eenmalig een pop-up venster waarin staat dat HelloFlex vanaf moment X niet beschikbaar is vanwege onderhoud. Deze melding is maximaal 24 uur voor het uitschakelen van HelloFlex te zien. 


Bovendien verschijnt in de header een aftelklok om te laten zien hoe lang HelloFlex nog beschikbaar is. Deze aftelklok is te zien op elke pagina en kan niet worden weg geklikt.

En wat gebeurt er dan?

Vanaf het moment dat de instelling actief is (en de toegang tot HelloFlex dus uit staat), dan krijgen bureaugebruikers, opdrachtgevers en kandidaten na het inloggen een scherm te zien dat er onderhoud is aan de omgeving.

Bureaugebruikers, opdrachtgevers en kandidaten die op het moment dat HelloFlex ‘uitgaat’ nog ingelogd waren, worden doorverwezen naar het scherm waarin te zien is dat de omgeving in onderhoud is zodra zij een actie uitvoeren in HelloFlex of naar een andere module overschakelen. Onopgeslagen wijzigingen worden niet opgeslagen. Gebruikers moeten dus zelf goed de aftelklok in de gaten houden.
 

Customer Admin gebruikers en onze HelloFlex consultants kunnen wel altijd inloggen en bewerkingen uitvoeren. Zij zijn er zelf verantwoordelijk voor dat ze geen wijzigingen uitvoeren die het jaarwerk in de weg zitten. De reden dat deze gebruikers kunnen inloggen én bewerkingen kunnen uitvoeren, is dat zij ook de mogelijkheid moeten hebben om de instelling te deactiveren als het jaarwerk is doorgevoerd.
 

Gedurende de HelloFlex ‘down time’ zien zij na het inloggen in de header dat de HelloFlex niet beschikbaar is voor reguliere gebruikers. Deze boodschap is te zien op elke pagina en kan niet worden weg geklikt.

Wat is nog meer goed om te weten?

• Deactiveren van de instelling (en daarmee de toegang tot HelloFlex voor alle gebruikers weer aanzetten) dient altijd handmatig te gebeuren.
• Tijdens de ‘down time’ van HelloFlex kunnen formulieren en sollicitaties, waarvoor inloggen niet nodig is, gewoon worden ingevuld en ingediend.
• Ook kunnen nieuwe gebruikers-accounts gewoon worden geactiveerd. Alleen als de nieuwe gebruiker vervolgens inlogt dan krijgt hij/zij dezelfde onderhoudspagina te zien.
• Filters- en alerts worden gedurende de ‘down time’ gewoon verzonden. Het opvolgen van de link in de e-mail zal echter even moeten wachten tot HelloFlex weer beschikbaar is.
• De verbinding met FlexService blijft wél doorlopen. Dit zodat de medewerkers van de backoffice nog eventuele mutaties kunnen doorvoeren die nodig zijn voor de afronding van het jaar.
• Het is voor derde partijen waar een API koppeling voor is ingericht niet mogelijk om berichten te sturen tijdens de ‘down time’. Dat betekent dat we dus geen berichten kunnen ontvangen, maar ook niet later kunnen verwerken, er is geen 'wachtrij' waar de berichten in geplaatst worden. Op het moment dat er geprobeerd wordt een bericht te versturen, dan volgt er een foutmelding dat HelloFlex tijdelijk buiten gebruik is. Zodra de ‘down time’ voorbij is, zal bij de meeste API koppelingen het bericht automatisch opnieuw aangeboden worden en zal deze wel weer worden ontvangen en verwerkt. Mocht dit niet het geval zijn, neem dan contact op met de systeembeheer die de API koppeling onderhoud voor jouw organisatie.