Kandidaat status in HelloFlex verandert automatisch

Een kandidaat kent 3 soorten statussen; de HelloFlex status, de FlexService status en de Gebruikersstatus. De Gebruikersstatus bepaald of de kandidaat kan inloggen op HelloFlex. De HelloFlex en FlexService status zijn altijd aan elkaar gemappt. 

In de FlexAdministrator kan je bij module Entiteit > Kandidaat > [kandidaatsoort] diverse statussen met eigen benamingen toevoegen. 

In HelloFlex hebben we een standaard set met statussen die niet bewerkbaar zijn. Daarom moet de FlexService status gemappt worden aan de HelloFlex status om er voor te zorgen dat de synchronisatie goed blijft lopen. Dit bepaal je in de kolom "Actief HelloFlex".
Zet je het vinkje uit, betekent dat het een niet-actieve status is, wat zich vertaald naar de status Passief in HelloFlex. Zet je het vinkje aan, betekent dat het een actieve status is, wat zich vertaald naar de status Actief in HelloFlex.
De status van FlexService is altijd leidend hierin en heeft impact op de status in HelloFlex. 
De status in HelloFlex heeft echter géén impact op de status in FlexService. 

Wanneer je het vinkje uitzet en de kandidaat in HelloFlex op status Passief gezet wordt, wordt de gebruikersstatus ook geblokkeerd. Dat betekent dat de kandidaat niet meer kan inloggen. 
Indien dit niet wenselijk is, kan je dit aanpassen in HelloFlex. 
In de module Admin > Connect > Instellingen zit een instelling om de status vanuit FlexService te negeren. Hiermee wordt de gebruikersstatus buiten beschouwing gelaten. Houdt hierbij wel rekening mee dat je dan de gebruiker voortaan handmatig moet blokkeren. 

Wanneer je in HelloFlex gebruikt maakt van de functionaliteit "automatisch uitnodigen" voor kandidaten en de gebruikersstatus niet genegeerd moet worden, let dan goed op wanneer je in de FlexAdministrator een aanpassing doorvoert.  . 
Zodra je het vinkje "actief HelloFlex" aanzet, kan het voorkomen dat er meerdere kandidaten in HelloFlex de gebruikersstatus Concept krijgen. Heb je daar bovenop de instelling aan staan dat elke kandidaat automatisch uitgenodigd moet worden, krijgen de kandidaten vervolgens direct een automatische activeringsmail.

Wanneer het voorkomt dat een kandidaatstatus in HelloFlex automatisch aangepast wordt, heeft dit vaak te maken met bovenstaande instellingen.

Voorbeeld casus
Deze kandidaat heeft de status Actief in HelloFlex en de gebruikersstatus is Concept 
   
In FlexService heeft deze kandidaat echter de status Passief. Dit is in HelloFlex onderaan de detailpagina te zien in het veld "Externe status":

Dit veld in HelloFlex is, indien je de juiste rechten hebt, ook direct te wijzigen. Hiermee kan je vanuit HelloFlex de status in FlexService aanpassen, zonder in te hoeven loggen in FlexService.

In de FlexAdministrator is aangegeven dat de FlexService status Passief een niet-actieve status is.

Wanneer er vervolgens een synchronisatie getriggerd wordt door een aanpassing (in HelloFlex of FlexService), wordt er gekeken naar de FlexService status, dat is in dit geval Passief en dat is een niet-actieve status en dus wordt de kandidaat in HelloFlex automatisch ook op Passief gezet.
Dit zie je vervolgen ook terug in de historie van de kandidaat:

Let op! Mocht je besluiten om een van de vinkjes in de FlexAdministrator aan te passen, wees je er dan van bewust dat dit direct een synchronisatie triggert van alle kandidaten met de desbetreffende status. Dat betekent dat er voor elke kandidaat een bericht naar HelloFlex verstuurd wordt. Mocht je op dat moment andere werkzaamheden uitvoeren, zoals bijvoorbeeld declaraties aanmaken, die ook berichten naar HelloFlex versturen, kan dit een vertraging veroorzaken door het aantal berichten dat in een keer verstuurd worden. Zorg dus dat je dit soort aanpassingen op een rustig moment doet, bijvoorbeeld buiten de reguliere kantoortijden. 

Deze instellingen en de mogelijke impact van het wijzigen hiervan kan complex zijn. Neem dus in geval van twijfel altijd contact op met onze Customer Service afdeling om je hierin te adviseren en te begeleiden.