Reserveringen inboeken of afboeken

In de module Proces zit de tab ReserveringInboeken. Hiermee bent je in staat om reserveringstegoeden direct te wijzigen. Dit kan gewenst zijn in diverse situaties, bv. wanneer je voor het eerst gebruik gaat maken van FlexService en je wilt eerder opgebouwde tegoeden vastleggen in FlexService, of wanneer je voor een kandidaat een vast aantal vakantiedagen als tegoed wilt vastleggen (dit laatste zal vooral bij vaste periodeverloning voorkomen). Ook kunnen er redenen zijn om een reserveringstegoed incidenteel te corrigeren.
Het proces voor het ophogen van een reserveringstand is identiek aan het proces voor het afboeken van reserveringen. Je boekt hiervoor dan een positieve of negatieve waarde in. 

Werkproces

Een serie inboekingen wordt batchgewijs aangemaakt en verwerkt. Elke getoonde verwerking op het tabblad vertegenwoordigt zo’n serie inboekingen. Het inboekingsproces wordt in vier stappen doorlopen:

1. Keuze van de basisgegevens die FlexService nodig heeft om de ingeboekte waarden correct in de database te kunnen verwerken: het Bureau, de Administratieve Eenheid, de Premiegroep en tenslotte de een Componentmodel. Het componentmodel is nodig om vast te kunnen stellen om welke reserveringen het gaat (bv. wel of niet kort verzuim individueel) en om welk type reservering het gaat, met name of vakantiedagen in geld dan wel in uren ingeboekt moeten worden.
2. Keuze van de kandidaat of kandidaten waarvoor je reserveringstegoeden gaat inboeken.
3. Inboeken van de reserveringstegoeden voor de geselecteerde kandidaten.
4. Verwerken van de ingeboekte waarden in de reserveringstegoeden van de kandidaat.

Hieronder worden de verschillende stappen meer in detail besproken. Voor de eerste 2 stappen gebruik je een wizard, die je activeert met de knop [Nieuw].

Stap 1: Keuze van Bureau, Administratieve eenheid, Premiegroep en Model

Stap 2: Kies voor welke kandidaten je tegoeden wilt gaan inboeken

Indien je voor één of slechts enkele kandidaten tegoeden wilt gaan inboeken kun je deze selecteren in het inboekscherm. In dat geval kies je in de wizard voor de standaard keuze [Geen kandidaten] en sluit de wizard af met [Klaar]. De andere opties geven je de mogelijkheid om een grote groep kandidaten in één keer in te boeken. Let op! Bij grotere organisaties zal de geselecteerde groep kandidaten al snel heel groot kunnen worden. Dit kan vertragend werken op het boekings- en verwerkingsproces.

Stap 3: Afronding van de wizard

Nadat je de wizard hebt afgerond door op de knop [Klaar] te drukken kun je gaan inboeken. Het inboekingsscherm is een pop-up scherm. Als je in de wizard geen kandidaten hebt gekozen, is het scherm leeg. Met de knop [Kandidaat toevoegen] kun je op de gebruikelijke wijze een kandidaat selecteren. De gekozen kandidaat wordt aan het scherm toegevoegd met voor elke reserveringscomponent een regel. Dit kun je zo vaak als nodig herhalen en zo bij meerdere kandidaten tegelijk een inboeking doen. In de kolommen “Boekingen bedrag” en “Boeking uren” kan per component de waarde worden opgegeven dat moet worden ingeboekt. Het systeem geeft zelf al aan of dat in geld of in uren gedaan moet worden door een van de twee mogelijkheden uit te grijzen. 

Er kan ook een negatieve waarde worden opgegeven om zo het saldo bij de kandidaat te verminderen. In de kolom “Pensioenregeling” zal moeten worden opgegeven onder welke pensioenregeling deze reserveringen moeten worden ingeboekt. Als je klaar bent met inboeken kom je terug in het hoofdscherm met een druk op de knop [OK]. 

Stap 4: Inboekingen verwerken

Wanneer het inboeken gereed is en er is een actief contract, kun je de inboekingen verwerken met de knop [Verwerken]. Dat wil zeggen dat de ingeboekte waarden worden doorgevoerd in de tegoeden van de kandidaten. Tevens worden er journaalregels gemaakt, op basis van de bij de reserveringscomponenten ingestelde grootboekrekeningen. Het verwerkingsproces kan enige tijd in beslag nemen. Van de verwerking worden tevens journaalregels gemaakt.

Controleer in de FlexAdministrator of een handmatige boeking wel verantwoord wordt dit is namelijk niet een standaard instelling.  Je kunt dit terugvinden via Instelling – Modules FlexService – Proces – Tabblad ReserveringInboeken.

Opmerkingen

• Ingeboekte waarden voor kandidaten die al een tegoed hebben staan worden bijgeteld in het reeds bestaande tegoed. Het bestaande tegoed wordt dus niet vervangen door de ingeboekte waarde.
• Ingeboekte tegoeden in tijd worden door FlexService gewaardeerd naar een tegoed in geld, als dat aan de hand van een bestaand contract bepaald kan worden. Bij ontbreken daarvan zal de (her)waardering in geld gebeuren zodra er een verloning plaatsvindt.
• Tijdens het verwerken mag er niet gelijktijdig verloond worden en mogen er geen loonafrekeningen worden aangemaakt. FlexService controleert of er een verloning actief is, maar je moet er zelf op letten dat er geen loonafrekeningen worden aangemaakt op het moment van verwerking. In een latere onderhoudsrelease zal dit worden aangepast.
• Met de knop [Export] kun je de ingeboekte gegevens exporteren naar een Excel spreadsheet.
• In de module Controle>Loonstaat kun je op de subtab Reserveringen de ingeboekte waarden terugvinden in de bovenste regel. De geboekte bedragen zijn daar bijgeteld in de beginstand van het jaar.
• Door het inboekingsproces worden de reserveringstegoeden verhoogd respectievelijk verlaagd. Omdat dit buiten het normale verloningsproces om gebeurt, zul je zien, dat er geen aansluiting meer bestaat tussen de reserveringstegoeden van de voorafgaande loonafrekeningen en de loonafrekeningen die na het verwerken van de inboeking worden aangemaakt. Deze verschillen zijn precies de ingeboekte bedragen.
• Nadat een verwerking is aangemaakt is de status ‘Aangevraagd’. Tijdens het inboeken is de status ‘In bewerking’, zodat geen andere gebruikers in dezelfde verwerkingsbatch kunnen boeken. Als de boekingen eenmaal verwerkt zijn is de status ‘Gereed’.

Inrichting

Het is heel eenvoudig om Reserveringen Inboeken te kunnen gebruiken. Er zijn slechts twee zaken waar je op moet letten:

• Zorg er in FlexAdministrator > Instelling bij module Proces voor, dat het ‘In Gebruik’ vinkje van het tabblad ReserveringenInboeken aangevinkt staat, en dat de juiste gebruikers en gebruikersgroepen voor dit tabblad geautoriseerd zijn.
• Controleer of voor alle inboekingscomponenten de grootboekrekeningen ‘Kosten’ en ‘Reserveringen’ ingevuld zijn.