Balanspositie voorziening sociale lasten

In FlexService zit een voorziening voor de sociale lasten over reserveringen.

Wat betekent dit; als je € 100,- aan vakantiegeld opbouwt, dan weet je dat je ongeveer € 25,- aan sociale lasten zult gaan betalen op het moment dat je het vakantiegeld uitbetaalt. Dus boekt FlexService in der verloning naast die € 100,- aan vakantiegeld ook alvast € 25,- voorziening voor de sociale lasten.

Bij veel uitzendbureaus die nu de jaarrekening maken, loopt de openstaande post voor de voorziening sociale lasten over reserveringen uit de pas met wat je zou verwachten op basis van het daadwerkelijke saldo aan reserveringen.
Wat bedoelen we daarmee? Als er € 100,- aan reserveringen open staat, dan verwacht je dat er ongeveer € 25,- op de voorziening sociale lasten over reserveringen staat. Staat er meer dan zou het meerdere boven die € 25,- wel eens extra winst kunnen zijn. Staat er minder dan kun je de voorziening herwaarderen, en een stukje van de winst kunnen afhalen. Dat kan in bepaalde situaties fiscaal ook wel prettig zijn.

Waarom loopt zo’n voorziening voor de sociale lasten over reserveringen uit de pas? Hieronder een aantal redenen die het meest voorkomen, en die je in gedachten kunt houden als je de balanspositie gaat onderzoeken.

1. Het percentage van de sociale lasten wisselt over de jaren. Reserveringen die in een jaar met lagere sociale lasten worden opgebouwd, maar worden opgenomen in het jaar daarna als de sociale lasten zijn verhoogd, leiden tot een lagere voorziening dan verwacht. Deze situatie was met name van toepassing bij de invoering van de WAB, toen de sociale lasten sterk stegen.
2. Er wordt in de modellen geen voorziening voor ziekte en leegloop gehanteerd, maar bij daadwerkelijke uitbetaling van ziekte en leegloop wordt wel een retourvoorziening getroffen. In een dergelijke situatie is er een lagere voorziening dan verwacht. Met rapport 0750 uit module Model kan gekeken worden of er in de modellen een retourvoorziening voor ziekte en leegloop aanwezig is, zonder dat er een voorziening voor ziekte en leegloop bestaat.
3. Er wordt in de modellen een voorziening voor ziekte en leegloop gehanteerd die (veel) hoger is dan de daadwerkelijke ziekte en leegloop. In een dergelijke situatie is er een hogere voorziening dan verwacht. Met MI rapport 3818 kan de daadwerkelijke betalingen op ziekte en leegloop vergeleken worden met de totale loonsom uit uren. Vergelijk het berekende percentage met het percentage van rapport 0750 uit punt 2, en kijk of het percentage in lijn zit.
4. Er wordt in de modellen een voorziening voor kort verzuim en feestdagen gehanteerd die (veel) hoger is dan de daadwerkelijke betaling van kort verzuim en feestdagen. Ook hier is net als bij het vorige punt een hogere voorziening dan verwacht. Gebruik MI rapport 3818 van punt 3, en gebruik die om het percentage van rapport 0750 van punt 2 te vergelijken.
5. Een boekhoudfout van een paar jaar geleden wordt jaar op jaar doorgeschoven, waardoor de voorziening ingaande het boekjaar al niet in verhouding staat tot de uitstaande reserveringen. En daarmee klopt de eindpositie ook niet. Als het goed is, weet je de beginstand van de reserveringen. Kijk naar de voorziening sociale lasten op de beginbalans van het jaar, en zet die af tegen de beginstand van de reserveringen. Afhankelijk van je premieregime en je percentage wat je bepaald hebt weet je nu of je beginpositie klopte.
6. Er zijn (substantiële) reserveringen handmatig in- of afgeboekt, zonder dat dit vertaald wordt in een herwaardering van de voorziening van de sociale lasten in de financiële administratie. In module Proces, tab ReserveringInboeken is te zien of er reserveringen handmatig zijn ingeboekt.
7. Er is handmatig onterecht in de financiële administratie geboekt op de voorziening sociale lasten rekening (trek de boekhouder aan zijn jasje en vraag of hij wellicht iets op te biechten heeft)
8. Een van de componenten in FlexService is foutief aan een grootboek gekoppeld, waardoor dat component onterecht op de voorziening sociale lasten rekening boekt. Gebruik rapport 0255 vanuit module Component om te kijken welke componenten boeken op het grootboek voor de voorziening sociale lasten over reserveringen, en controleer of dat ook echt klopt.