Verantwoording van afboekingen

Als kandidaten uit dienst zijn gegaan, en er staan nog niet-verrekende voorschotten open waarvan je weet dat je die niet meer kunt verrekenen met het salaris van de kandidaat, dan kun je die bedragen afboeken. Dat zorgt ervoor dat je overzicht houdt rond de voorschotten, en dat je lijsten niet vervuilen.

Het kan soms voorkomen dat de verantwoording niet goed aansluit bij de afgeboekte voorschotten, in dit artikel wordt beschreven waar deze instelling is te vinden en of de verantwoording correct staat ingesteld.
Onderstaande instelling wil je juist niet hebben: hier is de verantwoording van de oninbare vordering gelijk gezet aan de verantwoording van het afboeken van het voorschot.

Deze instelling, dat de verantwoording van het afboeken van het voorschot gelijk is aan die van
het afboeken van een oninbare vordering en/of een terugbetaling mag dus niet voorkomen.

Als je in dit geval een voorschot afboekt, dan krijg je een boeking die zichzelf precies tegen boekt. Zie hieronder een voorbeeld, van het resterende voorschot bedrag van € 948,65 wordt zowel een Debet als een Credit boeking gemaakt, daarmee is de resultante € 0,00. Terwijl er wel degelijk een bedrag van € 948,65 wordt geboekt als oninbare vordering.

Zorg er dus altijd voor dat de verantwoording van de afboeking van voorschotten op een ander grootboek dan de terugbetaling/oninbare vorderingen staat. In de FlexAdministrator kan je bij domein > Grootboekrekening een nieuw grootboekrekeningnummer aan maken. Deze kan je vervolgens koppelen aan de instelling in de bovenste afbeelding.