Extra controles voor speciale en/of afwijkende declaraties

Als je minder correcties wilt in je verloning en facturatie dan loont het om declaraties goed te controleren voordat ze verwerkt worden. Daarbij kun je iedere declaratie apart bekijken, maar als het om hele grote aantallen gaat dan wordt dat op een gegeven moment een hele grote klus. In dat geval kun je ook door het systeem de declaraties laten selecteren die wat aandacht verdienen.

Dit gaat uit van het feit dat 85% van de declaraties prima in orde is, en dat het om slechts 15% van de declaraties gaat waar iets geks in zit wat een extra controle vergt.
Wat we dan doen is benoemen onder welke condities een declaratie ‘vreemd’ is, en in dat geval wordt de declaratie niet naar Te Verwerken gezet, maar naar Te Accorderen. De Te Accorderen declaraties gaan we dan nakijken en accorderen of afwijzen.

Op basis van een aantal kenmerken van declaraties kan een declaratie naar Te Accorderen in plaats van Te Verwerken gezet worden.
Je kunt dit inregelen in de FlexAdministrator -> Instellingen -> Modules FlexService -> Declaratie -> Acties. Daar zijn diverse acties benoemd welke status een declaraties moet krijgen bij een bepaalde acties en bij welke actie een declaratie in ieder geval de status Te accorderen moet krijgen.

Ook kunnen specifieke componenten benoemd worden die altijd via een accordering moeten lopen. Bijvoorbeeld componenten waarvan is aangegeven dat die niet meer gebruikt mogen worden.
Je geeft dat aan in FlexService, module Component en dan bij het gewenste Component, die klap je uit en op het laagste niveau, de Alias, heb je de tab Instelling waar je een vinkje kunt zetten bij de instelling 'Vereist altijd accoord'.

En als laatste kun je ook bij bepaalde klanten aangeven dat alle declaraties bij die klant via een accordering moeten lopen. Dat doe je in FlexService, module Klantrelatie, op de tab Debiteur BO bij het veld 'Declaratie accorderen' wat je in dat geval aanvinkt.

Alles wat voldoet aan een van de bovengenoemde criteria komt dan binnen in FlexService, module Proces, tab DeclaratieAccorderen. Hier kunnen de declaraties goedgekeurd worden (“Accoord”) en dan gaan ze naar status Te Verwerken, of ze kunnen Afgewezen worden. De tip is om in dat geval gelijk ook even de opvolging in gang zetten, om te voorkomen dat zo’n afgewezen declaratie tussen wal en schip beland.