Loonafrekeningen beveiligen indien gemaild

Veel HelloFlex gebruikers versturen loonafrekeningen niet meer per email. Kandidaten kunnen immers in de beveiligde portal de loonafrekeningen en jaaropgaven ophalen. Mocht je nog geen gebruik maken van een HelloFlex portal, of naast het gebruik van de portal ook nog loonafrekeningen versturen, zorg dan wel dat dat AVG-proof gaat. Op de loonafrekening staat gevoelige informatie van de kandidaat, zoals het rekeningnummer, geboortedatum en loon.
Als de loonafrekening niet beveiligd is, kan iedereen met toegang tot de email de loonafrekeningen bekijken. Rondslingerende of gestolen mobieltjes waarop email binnenkomt zijn daarin extra gevaarlijk. De kandidaat heeft hierin een rol, maar als werkgever wordt je geacht vanuit de AVG ‘passende maatregelen’ te nemen.
Zorg dus dat je de loonafrekening beveiligd met een wachtwoord en informeer de kandidaten uiteraard vooraf wat hun persoonlijke loonafrekening wachtwoord is (het kandidaatnummer). Je kunt dit doen door middel van een mailing, aanwijzing in de begeleidende tekst van de loonafrekening email, of het vermelden van de beveiliging in het arbeidscontract.
De instelling voor het wijzigen van de beveiliging van de loonafrekening zit in de FlexService Administrator > Instelling > Modules FlexService > Verloning >Loonafrekening (rapport), tab Instelling: 'Loonafrekeningen mailen - PDF beveiligen' De instelling voor het wijzigen van de tekst bij de loonafrekening zit in de FlexService Administrator > Instelling > Modules FlexService > Verloning > Loonafrekening (rapport), tab Instelling: ‘Loonafrekeningen mailen - Mail tekst.