AVG - Opschonen kandidaatgegevens

De Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) heeft gevolgen voor het vastleggen en bewaren van persoonsgegevens in FlexService. In FlexService is functionaliteit gemaakt waarmee kandidaatgegevens kunnen worden geschoond. Er wordt bij het opschonen van kandidaten onderscheid gemaakt in:

• Kandidaten niet gewerkt
• Kandidaten gewerkt 2 jaar uit dienst
• Kandidaten gewerkt 5 jaar uit dienst
• Kandidaten gewerkt 7 jaar uit dienst

Kandidaten die 2 jaar zijn ingeschreven maar nooit gewerkt hebben of kandidaten die 7 jaar of langer uit dienst zijn moeten worden verwijderd dan wel geanonimiseerd. Omdat fysiek verwijderen in FlexService vrijwel onmogelijk is en tevens ongewenst is in het kader van onder andere Management Informatie, is er voor gekozen om kandidaten te anonimiseren en logisch te verwijderen. Dus zowel bij het opschonen van ‘Kandidaten niet gewerkt’ als van ‘Kandidaten gewerkt 7 jaar uit dienst’ worden de kandidaatsgegevens geanonimiseerd en de kandidaat logisch verwijderd.

Verder worden ondersteund:

• Verlengen bewaartermijn bij akkoord van kandidaten die niet gewerkt hebben
• Blokkeren opschonen in geval van dispuut

Kandidaten waarvoor wel declaraties verwerkt zijn tot facturen maar nooit loondetails zijn ontstaan - denk aan ZZP-ers en kandidaten Inleen-doorleen - kunnen ook opgeschoond worden.

De WBP bepaalt ook dat bepaalde documenten verwijderd moeten worden. Omdat echter niet op automatische wijze bepaald kan worden welke document uit het dossier wel/niet verwijderd moeten worden, is dat een handmatige actie. Welke documenten op welk moment verwijderd moeten worden dienst dan ook zelf gecontroleerd en uitgevoerd te worden.
 

Zie voor meer informatie de volgende handleidingen: 

AVG en HelloFlex voor beheerder

AVG en HelloFlex voor bureaugebruiker