Uren verwerking in de week van de jaarovergang

In FlexService worden alle verwerkingen uitgevoerd op basis van verwerkingsweken. Er zijn doorgaans 52 of 53 verwerkingsweken per jaar, waarbij elke week loopt van maandag tot en met zondag. Omdat de weekindeling niet altijd precies samenvalt met de kalenderjaren, kan het voorkomen dat in de eerste verwerkingsweek van het nieuwe jaar nog dagen van het voorgaande jaar vallen of dat in de laatste verwerkingsweek van het oude jaar al dagen van het nieuwe jaar zitten. Dit geldt ook voor de komende jaren en heeft invloed op bijvoorbeeld loonverwerking, rapportages en het doorvoeren van jaarwerk. Het is daarom belangrijk hier rekening mee te houden bij het plannen van verloningen en andere tijdgebonden acties. Dit is de situatie voor de komende jaren:

• Jaarovergang 2025 - 2026: 29, 30 en 31 december 2025 vallen in 2026.
• Jaarovergang 2026 – 2027: heeft 53 weken, waarbij 28,29,30,31 december + 1,2,3 januari allemaal in 2026 vallen.

Wat betekent dit voor de verwerking van de declaratie tijdens de jaarovergang 2025-2026?
Er zijn geen gesplitste declaraties nodig voor de week van de jaarovergang voor het oude en nieuwe jaar. Uren van maandag 29 december tot woensdag 31 december vallen fiscaal in week 1 van 2026 en worden in 1 declaratie verwerkt.
 

FlexService kent momenteel de onderstaande mogelijkheden voor het verwerken van declaraties:

• Weekverloning.
  • Weekverloning met weekfacturatie.
  • Weekverloning met 4-wekenfacturatie.
  • 4-wekenverloning met 4-wekenfacturatie.
  • 4-wekenverloning met weekfacturatie.
  • Weekverloning met maandfacturatie.
• Maandverloning.
• Periodeverloning.

Afhankelijk van de methode van verlonen en/of factureren zal hier met een jaarovergang op een bepaalde manier mee worden omgegaan.

Nagekomen declaraties—dat zijn declaraties over het voorgaande jaar die pas na de jaarovergang worden verwerkt—worden altijd financieel in het huidige verwerkingsjaar meegenomen. Indien gewenst kun je aan het einde van het jaar een inschatting maken van de nog niet verloonde of gefactureerde uren, zodat hiervoor buiten FlexService om een voorziening in de boekhouding kan worden getroffen. Zodra de nagekomen declaraties daadwerkelijk worden verwerkt, moeten deze bedragen handmatig worden gecorrigeerd op de eerder aangemaakte voorziening. Dit is belangrijk om een correcte jaarafsluiting en juiste financiële verantwoording te waarborgen.

Weekverloning met weekfacturatie

Week 2025-52 loopt tot en met 28 december 2025 en wordt verwerkt in verwerkingsweek 2025-52. Omzet en kosten zitten in 2025.

Maandag 29, dinsdag 30 en woensdag 31 december vallen in week 2026-01 en worden verwerkt in de actuele verwerkingsweek in 2026. De omzet en kosten zitten in 2026.

Weekverloning met 4-wekenfacturatie / 4-wekenverloning met 4-wekenfacturatie / 4-wekenverloning met weekfacturatie

Hiervoor geldt dezelfde systematiek als voor de weekverloning.

Weekverloning met maandfacturatie

Bij weekverloning met maandfacturatie zal de verwerking gelijklopen met de gewerkte weken. Dit betekent dat maandag 29, dinsdag 29 en woensdag 31 december boekhoudkundig worden opgenomen in 2026, want de gewerkte week is week 2026-01. Dit is hetzelfde als bij weekverloning.

Maandverloning

Voor maandverloning kan het gebruikelijke schema worden gebruikt. Oftewel vanaf 1 januari 2026 kunnen de uren van december worden verloond en gefactureerd. Deze verwerking vindt nog plaats op verwerkingsweek 52 van het oude jaar zolang het jaarwerk nog niet is doorgevoerd en zal voor zowel de kosten als de omzet van de gehele maand december in het oude jaar worden verantwoord in de boekhouding.

Periodeverloning

Bij periodeverloning wordt het vaste salaris per maand betaald en zal de facturatie per week of 4 weken worden gedaan. Afhankelijk van de verwerkingsweek waarin de plaatsingsdeclaraties worden verwerkt, zullen deze in het betreffende boekjaar worden opgenomen. VPV-declaraties van het type ‘Uur’ (weekdeclaraties) kunnen NIET worden verloond in verwerkingsjaar 2026 en zullen dus voor de jaarovergang met een VPV declaratie van type ‘Periode’ (salaris) uit 2025 moeten worden verloond!

 

Let op! Voor contracten met een WML (Wettelijk Minimum Loon) geldt het volgende:
Als een contract het WML bevat zullen er 2 versies zijn in week 1. Voor de 1^e 3 dagen met het lagere WML van 2025 en vanaf de 1^e met het WML van 2026. Declaraties kunnen klaar worden gezet voor of na het Jaarwerk; het zal hoe dan ook altijd resulteren in 2 declaraties in week 1.