Gebruiker koppelen aan meerdere afdelingen/bureaus in HelloFlex

Als een gebruiker toegang moet hebben tot meerdere afdelingen/bureaus dan is dat in HelloFlex eenvoudig te regelen.

Klik in de module Gebruikers (onder tabblad Admin) op het groene rondje met het witte plusje (rechts bovenin). Hiermee open je de modal window om een gebruiker uit te nodigen op een organisatieonderdeel.

Kies op de eerste pagina voor Bureau of Opdrachtgever (Community en Klant dienen andere doeleinden en staan derhalve los van dit voorbeeld) en selecteer het bureau of de opdrachtgever waar je de gebruiker aan toe wilt voegen. Wil je een gebruiker toevoegen aan een afdeling, kies dan voor Opdrachtgever.

Klik op volgende en selecteer bij stap 2 de gebruiker waar het om gaat. Kan de gebruiker niet gevonden worden? Dan is het niet mogelijk om deze uit te nodigen voor het betreffende organisatieonderdeel. Dit heeft te maken met het feit dat een gebruiker al staat ingedeeld op een overkoepelend orgaan of dat een gebruiker nog geen actief HelloFlex account heeft. Alleen actieve gebruikers kunnen gekoppeld worden.

Bij de volgende stap heb je de keuze om de rol van een gebruiker aan te passen bij het onderdeel waarop je deze uitnodigt. Als voorbeeld zou je kunnen denken aan een situatie waarin de gebruiker bij Bureau A alleen contracten mag goedkeuren en bij Bureau B, waarop hij nu wordt uitgenodigd, naast de contracten ook de declaraties mag goedkeuren.

Rond hierna de laatste stap af en je gebruiker staat nu uitgenodigd op het nieuwe organisatieonderdeel. Je hebt als het ware een kopie van het bestaande account gemaakt, zodat de gebruiker met dezelfde inloggegevens bij beide onderdelen kan. De gebruiker ontvangt overigens geen melding dat hij/zij nu ook gekoppeld is aan een extra opdrachtgever/bureau/afdeling.

Let op! Maak dus geen nieuwe gebruiker aan in FlexService. Hiermee maak je geen kopie van de bestaande gebruiker aan (zoals hierboven beschreven staat), maar maak je een hele nieuwe gebruiker aan. Dat betekent dat daar een nieuw (uniek) e-mailadres en wachtwoord voor nodig zullen zijn en dat de gebruiker twee aparte accounts krijgt.