Omzetverdeling in HelloFlex (per juli 2025)

1. Wat is de nieuwe functionaliteit rondom omzetverdeling in HelloFlex?

Vanaf de aankomende release (3 juli) ondersteunt HelloFlex een verbeterde omzetverdeling. Hiermee kun je nauwkeuriger specificeren hoe omzet, kosten en marges verdeeld worden over plaatsing, kandidaat en klantrelatie-inkomsten.

---

2. Waarom is deze verbetering belangrijk?

Het stimuleert ondernemerschap en eigenaarschap binnen je organisatie door omzetgroei direct te koppelen aan de juiste personen of onderdelen. Dit helpt bij het belonen van intercedenten en maakt groei meetbaar.

---

3. Wat zijn de standaard instellingen voor omzetverdeling?

Op bureauniveau zijn de volgende standaardpercentages ingesteld:

• Contract eigenaar: 50%
• Kandidaat eigenaar: 25%
• Opdrachtgever: 25%

Je kunt deze waarden aanpassen naar wat binnen jouw organisatie gebruikelijk is.

---

4. Waar vind ik de instellingen voor omzetverdeling?

Ga naar de sectie ‘Contract-instellingen’ → ‘Omzetverdeling’. De instellingen worden automatisch overgeërfd door onderliggende bureaus en opdrachtgevers.

---

5. Naar welke instellingen kijkt HelloFlex voor de omzetverdeling?

HelloFlex kijkt in eerste instantie naar de omzetverdeling bij de opdrachtgever. Deze instelling wordt default overgenomen en hierbij wordt de instelling van het bovenliggende bureau gebruikt. Is ook daar niets ingericht? Dan wordt teruggevallen op de defaultwaarden van HelloFlex.

Belangrijk onderscheid:

• Contracten die in FlexService (FS) worden aangemaakt, gebruiken de FS-defaultwaarden
• Contracten die in HelloFlex (HF) worden aangemaakt, gebruiken de HF-defaultwaarden

---

6. Wat gebeurt er als ik een nieuwe versie of een kopie maak van een contract?

• Wanneer een nieuwe versie van een contract wordt aangemaakt, worden het omzetverdelingspercentage, de eigenaar en de contactpersoon van het contractbureau uit de vorige versie automatisch overgenomen.
• Wanneer een contract wordt gekopieerd voor dezelfde kandidaat, wordt de omzetverdeling (RD) overgenomen uit het broncontract.
• Wanneer een contract wordt gekopieerd voor een andere kandidaat, wordt het percentage uit de vorige versie automatisch overgenomen. Alleen voor Bureau contactpersoon kandidaat wordt de contact persoon ingevuld volgens de default logica. Bureau contactpersoon contract en Bureau contactpersoon opdrachtgever worden gekopieerd van de broncontacten.

---

7. Moet ik de omzetverdeling instellen vóór activatie van een contract?

Ja. Zorg dat de omzetverdeling goed is ingesteld voordat je een contract activeert. Wil je iets aanpassen nadat het contract actief is? Maak dan een nieuwe versie van het contract aan.

---

8. Kun je afwijkende omzetverdelingen instellen voor specifieke bureaus of opdrachtgevers?

Ja, dat kan. De instellingen zijn hiërarchisch opgebouwd, dus je kunt per onderliggend bureau of opdrachtgever afwijken van de standaardverdeling.

---

9. Is de omzetverdeling zichtbaar in de contractexport?

Ja. De verdeling wordt meegegeven in de export van contractgegevens, hoewel de kolommen op dit moment nog geen inhoud bevatten. Dit volgt in de volgende release.

---

10. Is de API aangepast voor omzetverdeling?

Ja, er zijn nieuwe API-methodes toegevoegd:

• GET /api/contracts/{contractGuid}/revenueDistribution
  → Leest de ingestelde omzetverdeling (geschikt voor BI-tooling)
• PATCH /api/contracts/{contractGuid}/revenueDistribution
  → Past de omzetverdeling aan bij contracten in de status Concept (geschikt voor ATS)

---

11. Wat moet ik doen om met omzetverdeling te starten?

• Zorg dat je gebruikmaakt van FlexService versie 5.0.2526.1 of hoger, anders zijn de instellingen niet zichtbaar.
• Stel de standaardverdeling in op bureauniveau
• Configureer de volgende rolattributen:
  • Opdrachtgever Instellingen → Omzetverdeling
  • Contract
    • Omzetverdeling %
    • Betrokkenen omzetverdeling

---

12. Is er iets veranderd in de rapportages?

Nee, je kunt gewoon blijven werken met rapport 3100 en 3101 in de Management Informatie van FlexService.

---

13. Foutmeldingen en Oplossingen

Foutmelding: Diverse foutmeldingen bij incomplete gegevens

Beschrijving:

Deze foutmeldingen verschijnen alleen wanneer een contract de status Te verzenden had, maar op dezelfde dag is teruggezet naar Aangemaakt of Concept. In dit geval ontbreken mogelijk verplichte gegevens.

Oplossing:
Controleer en vul de ontbrekende velden in, of maak het contract opnieuw aan.

Foutmelding 2: Percentage omzetverdeling voor de bureau contactpersoon van de opdrachtgever is niet gevonden

Beschrijving:

Deze foutmelding ontstaat wanneer de ingevulde bureaugebruiker niet goed gesynchroniseerd is met FlexService, of wanneer de gebruiker niet (meer) actief is. De foutmelding vermeldt om welke gebruiker het gaat.

Oplossing:
Activeer en/of synchroniseer de betreffende bureaugebruiker met FlexService, of kies een andere (geldige) bureaugebruiker.

Foutmelding 3: er treedt een foutmelding op bij het aanmaken of activeren van het contract: "The value for revenue distribution of the bureau contact person from the employer is not found in the database"

In sommige gevallen kan er een fout optreden bij het aanmaken of activeren van een contract. Dit gebeurt wanneer bij de contactpersoon van een afdeling een opdrachtgever is geregistreerd in plaats van een bureaugebruiker.



Achtergrond
In het verleden was het mogelijk om per ongeluk een contactpersoon van een opdrachtgever te selecteren in het veld waar een bureaugebruiker hoort te staan. Dit is inmiddels aangepast: het systeem staat nu alleen nog toe om bureaugebruikers te selecteren. Echter, bestaande registraties uit het verleden kunnen nog steeds een opdrachtgever bevatten.

Oplossing
Vervang de contactpersoon van de afdeling door een geldige bureaugebruiker.
Pas ook de omzetverdeling aan in het contract, zodat daar dezelfde bureaugebruiker wordt gebruikt.
Als alternatief kun je het contract opnieuw aanmaken met de juiste gegevens.
Let op: omdat HelloFlex nu alleen bureaugebruikers toestaat, kan deze fout niet meer opnieuw ontstaan.