Alles over WAZO betalingen in FlexService

We zien nog wel eens dat geprobeerd wordt om WAZO betalingen in FlexService op een onjuiste manier te verrichten, met name zaken rond het geboorteverlof gaan niet altijd goed. Om je hier zo goed mogelijk in te ondersteunen, hebben hieronder een samenvatting van de functionaliteiten die FlexService kent voor het registreren, aanvragen, verlonen en aangeven van aanvullend geboorteverlof.

Zie ook voor meer informatie het volgende artikel op Rijksoverheid.nl. 

Aanvullend geboorteverlof valt onder Wazo en kan net zoals zwangerschapsverlof worden vastgelegd in module Ziek/Verzuim. Als aanvullend geboorteverlof vast moet kunnen worden gelegd, zet dan in FlexAdministrator de Entiteit aanvullend geboorteverlof in gebruik. Als u gebruik maakt van de werkgeverbetaling en aanvullend geboorteverlof gaat aanvullen tot 100%, dan is een vastlegging in module Ziek nodig om de juiste gegevens in de loonaangifte te kunnen verwerken.

Er is een aantal velden toegevoegd aan de wizard Nieuw ziektegeval aanmaken:

• (Vermoedelijke) bevallingsdatum. Leg de daadwerkelijke bevallingsdatum vast in het geval van aanvullend geboorteverlof. Let op! De ingangsdatum van het verlof moet minimaal 8 dagen na de bevallingsdatum liggen.
• Weken extra geboorteverlof. Kies hier de juiste waarde (1 t/m 5). 
• Opname geboorteverlof. Geef aan of het voorafgaande geboorteverlof voor de arbeidsduur van een week al is opgenomen.
• Directe uitkering. Geef hier ‘Ja’ aan als UWV de uitkering rechtstreeks aan de werknemer moet doen. Geef ‘Nee’ aan als de uitkering via de werkgever wordt betaald (werkgeverbetaling).
• Aanvullingspercentage. Geef aan of wordt aangevuld. Dit veld stuurt doorgifte van codes in de loonaangifte. Als tot 100% wordt aangevuld (aanvullingspercentage = 30%), dan is het ook verplicht de melding in FlexService te registreren. Als er geen melding is geregistreerd in FlexService of het aanvullingspercentage is minder dan 30%, dan wordt in de loonaangifte ervan uitgegaan dat niet (volledig) wordt aangevuld en wordt een code doorgegeven voor incidentele inkomstenvermindering ‘G’ als gebruik gemaakt wordt van een werkgeverbetaling.

Als gebruik wordt gemaakt van DigiZSM (UWV) of van een Reflex bericht(Acture) dan kan de melding ook via de berichten worden doorgegeven. Dit gebeurt op de gebruikelijke manier in module Bericht. Andere mogelijkheden zijn het melden via de verzuimmelder (werkgeverportal UWV) en een aanvraagformulier van UWV. Zie hiervoor informatie op de UWV site over aanvullend geboorteverlof.

Als u de werkgeverbetaling voor aanvullend geboorteverlof doet, de uitkering wordt dan niet rechtstreeks door UWV aan de kandidaat uitgekeerd, maar de uitkering loopt via de werkgever dan moet de werkgeverbetaling in een andere inkomstenverhouding worden opgenomen. Dit wordt automatisch gedaan als de juiste componenten en uitzendingwijze worden gebruikt.

De volgende componenten zijn toegevoegd aan FlexService om aanvullend geboorteverlof te ondersteunen:

• Uitkering wazo aanvullend geboorteverlof; alleen voor werkgeverbetaling wazo aanvullend geboorteverlof. Voor de grondslag opname is aangesloten bij hoe loon toeslaguren in jullie database in grondslagen zijn opgenomen. Uitzondering hierop is dat de component niet in de grondslag van de nacalculatorische kostprijs en bruto minimumloon tabel is opgenomen. Met dit component kan de 70% van dagloon worden verwerkt; een eventuele aanvulling niet. Gebruik geen eigen component. Dit component stuurt de juiste vulling van de loonaangifte.
   
• Reservering wazo aanvullend geboorteverlof. Om te bewaken of er nog aanvullend geboorteverlof beschikbaar is kan een reservering in uren worden ingeboekt. Bij de kandidaat is in rechten tabblad het saldo te zien. Bij het op ingevuld zetten van de declaratie wordt gesignaleerd of er nog voldoende reservering over is. Omdat er wellicht niet van de mogelijkheid om te reserveren gebruik wordt gemaakt is de controle niet blokkerend. Voeg component alleen toe aan de modellen als je wilt reserveren/bijhouden hoeveel al is opgenomen; reservering staat niet op de loonstrook.
   
• Aanvulling op aanvullend geboorteverlof. De uitkering wazo aanvullend geboorteverlof is 70% van dagloon. Als je wilt aanvullen boven de 70% dan kan je dit component gebruiken. De component is vorm gegeven als een uurtoeslag. Hierdoor zal de component niet meetellen in urentellingen. Voor de grondslag opname is aangesloten bij hoe loon toeslaguren in jullie database in grondslagen zijn opgenomen, met uitzondering van de grondslag bruto minimumloon tabel. De aanvulling kan onder een regulier contract/inkomstenverhouding vallen. Gebruik geen eigen component. Dit component stuurt de juiste vulling van de loonaangifte.
   
• Uitkering wazo algemeen; voor werkgeverbetaling wazo, behalve voor aanvullend geboorteverlof. Kan worden gebruikt voor bijvoorbeeld zwangerschapsverlof. Voor de grondslag opname is aangesloten bij hoe loon toeslaguren in jullie database in grondslagen zijn opgenomen. Uitzondering hierop is dat de component niet in de grondslag van de nacalculatorische kostprijs en bruto minimumloon tabel is opgenomen. Gebruik geen eigen component. Dit component stuurt de juiste vulling van de loonaangifte.
   
• Opname geboorteverlof. Voor de grondslag opname is aangesloten bij hoe loon toeslaguren in jullie database in grondslagen zijn opgenomen. Opname geboorteverlof is voor het geboorteverlof voor de arbeidsduur van een week dat voorafgaat aan het aanvullende geboorteverlof. Geboorteverlof is al ingegaan op 1 januari 2019, maar om het hele proces van geboorteverlof en aanvullend geboorteverlof op een standaardwijze in FlexService te kunnen verwerken is ook voor deze voorafgaande verlof fase een standaard component gemaakt. Deze eerste week van het geboorteverlof kunt u (deels) ten laste brengen van een eventuele beschikbare individuele reservering kort verzuim/bijzonder verlof bij de kandidaat.

De componenten zijn alleen geschikt voor uurverloning. Voor vaste periode verloning wordt de werkgeverbetaling Wazo niet ondersteund. In dit geval zal de uitkering rechtstreeks vanuit UWV naar de werknemer moeten gaan.

Voeg de componenten die je wilt gaan gebruiken toe aan de modellen. Dit kan voor meerdere modellen tegelijk via de actie Model component Manager in module Model. Richt de componenten verder in. Voor verantwoording en loonafrekeningteksten is een default opgenomen, ga na of hier een wijziging nodig is.

De volgende extra stappen zijn nodig als een werkgeverbetaling Wazo wordt gedaan:

1. In de uitzendingwijzen is de Uitzendingwijze ‘uitkering Wazo’ toegevoegd. Zet deze uitzendingwijze in gebruik als je werkgeversbetalingen wazo, bijvoorbeeld voor zwangerschaps- en bevallingverlof of voor aanvullend geboorteverlof gaat doen.
2. Maak in de modelmatrix regels aan waarin de uitzendingwijze wordt gebruikt.
3. Kies bij het aanmaken van een contract voor de uitzendingwijze. De uitzendingwijze stuurt door middel van de loonaangiftecodes o.a. dat laag ww premie percentage zal worden toegepast en dat een nieuwe inkomstenverhouding wordt aangemaakt.
4. Kies de juiste wazo uitkering bij het toevoegen van de componenten. Voor aanvullend geboorteverlof is een apart component aangemaakt, omdat hiervoor een andere opname in de loonaangifte geldt en hiervoor de mogelijkheid is gemaakt om een reserveringspot voor het verlof te vullen. 
5. Na verloning worden de verwerkingen opgenomen in de loonaangifte. Hiervoor is geen verdere actie nodig. Op basis van gebruik van de juiste looncomponenten en of er sprake is van een aanvulling worden de verloningen in de loonaangifte verwerkt en wordt onder andere een code ‘G’ doorgegeven als er sprake is van een loonbetaling onder 100%.

Let op! Als niet wordt aangevuld tot 100% of de uitkering wordt door UWV rechtstreeks betaald, dan wordt niet voldoende gereserveerd. Vul de reserveringen aan door het inboeken van reserveringen.

Let op! Als de kandidaat nog te verrekenen inhoudingen heeft, dan wordt dit mogelijk met de werkgeverbetaling en/of aanvulling op de werkgeverbetaling verrekend bij de betaling.

Let op! Mocht je geen werkgeverbetaling doen, maar de uren wel willen registreren als onbetaald verlof, zorg er dan voor dat op de alias de rubriek Loonaangifte niet is gevuld. De uren mogen niet als onbetaalde uren worden geregistreerd als er een uitkering tegenover staat.