Voorbereiden op Beloningsregister: gebruikers uitnodigen vanuit HelloFlex

Zie voor meer informatie over het gebruik van Beloningsregister dit artikel: Gebruik van Beloningsregister, powered by CAOWijzer

Het is belangrijk dat zowel bureaus als opdrachtgevers hun gegevens tijdig aanleveren in het Beloningsregister. Met de lancering van Beloningsregister, powered by CAOWijzer op 8 oktober komt er een centrale tool beschikbaar waarmee opdrachtgevers eenvoudig hun inlenersbeloning kunnen aanleveren. Hiervoor moeten straks accounts worden aangemaakt voor de juiste personen. Om dit proces zo eenvoudig mogelijk te maken, hebben we in HelloFlex nieuwe functionaliteiten toegevoegd waarmee je de benodigde gegevens alvast kunt voorbereiden en exporteren.
Hoewel de tool pas op 8 oktober beschikbaar is, kun je nu al de nodige voorbereidingen treffen.

1. Label de contactpersonen van de opdrachtgevers (mogelijk vanaf nu)

Deze contactpersonen krijgen straks een uitnodiging voor Beloningsregister. Dit kan vanaf vandaag al gedaan worden en bespaart je straks werk. Volg hieronder de instructies hoe je de contactpersonen kan labelen. Bij stap 4 vind je een beschrijving wat de verschillende rollen betekenen.

2. Exporteer de contactpersonen en lever deze aan (mogelijk vanaf 25 september)

Nadat alle contactpersonen zijn gelabeld, is er de mogelijkheid om contactpersonen te exporteren en deze aan te leveren bij Beloningsregister, powered by CAOWijzer. Volg hieronder de instructies hoe je dit dient te doen. De mail met de gegevens kan ingestuurd worden middels een ticket in het HelloFlex Helpcenter.
Zorg ervoor dat de kolomhoofden en het bestandsformat (.xlsx) niet gewijzigd wordt, anders levert dit problemen op met het inlezen van de export. 

Let op! in het Excel bestand worden alleen de resultaten getoond van contactpersonen die minimaal 1 “Beloningsregister verantwoordelijkheid” hebben. Mis je contactpersonen in de export, zijn deze waarschijnlijk niet gelabeld. 

Let op! we zien veel bestanden aangeleverd worden met ontbrekende KvK nummers. We bouwen gezamenlijk een landelijk register op, daarvoor moet het KvK nummer uniek zijn en dus altijd aangeleverd worden. Deze worden rood gemarkeerd in het bestand, dus zorg dat dit ten alle tijde is ingevuld.

3. Label de bureaumedewerkers (mogelijk vanaf 25 september)

Naast de contactpersonen van opdrachtgevers, is het ook belangrijk dat de bureaumedewerkers toegang krijgen tot Beloningsregister, powered by CAOWijzer, zodat zij de uitvragen kunnen beheren.
Volg hieronder de instructies hoe je de bureaumedewerkers kan labelen. Bij stap 7 vind je een beschrijving wat de verschillende rollen betekenen.

4. Exporteer de bureaumedewerkers en lever deze aan (mogelijk vanaf 25 september)

Nadat alle bureaumedewerkers zijn gelabeld, is er de mogelijkheid om deze te exporteren en aan te leveren bij Beloningsregister, powered by CAOWijzer. Volg hieronder de instructies hoe je dit dient te doen. Dit kan via een ticket in het HelloFlex Helpcenter.

Zorg ervoor dat de kolomhoofden en het bestandsformat (.xlsx) niet gewijzigd wordt, anders levert dit problemen op met het inlezen van de export. 

Let op: in het Excel bestand worden alleen de resultaten getoond van bureaumedewerkers die minimaal 1 “Beloningsregister verantwoordelijkheid” hebben. Mis je bureaumedewerkers in de export, zijn deze waarschijnlijk niet gelabeld. 

Let op! we zien veel bestanden aangeleverd worden met ontbrekende KvK nummers. We bouwen gezamenlijk een landelijk register op, daarvoor moet het KvK nummer uniek zijn en dus altijd aangeleverd worden. Deze worden rood gemarkeerd in het bestand, dus zorg dat dit ten alle tijde is ingevuld.