Aandachtspunten bij het aanleveren van exports voor Beloningsregister

Controle vóór het aanleveren van exports

Momenteel worden de exports handmatig ingevoerd in het Beloningsregister. Om dit proces efficiënter te laten verlopen, verzoeken wij om vóór het aanleveren van een export te controleren of de betreffende opdrachtgevers of uitzendorganisaties reeds in het Beloningsregister zijn opgenomen. Alleen nieuwe entiteiten dienen te worden aangeleverd.

Door deze controles uit te voeren, worden dubbele aanleveringen voorkomen en wordt het handmatige verwerkingsproces aanzienlijk versneld.

Werkwijze

1. Beheer een bronbestand
   Houd een actueel bronbestand bij waarin alle reeds bekende opdrachtgevers en uitzendorganisaties zijn vastgelegd.

2. Vergelijk nieuwe datasets met het bronbestand
   Plaats het nieuwe exportbestand naast het bronbestand om automatisch te kunnen vaststellen welke organisaties al bekend zijn en welke nieuw zijn.

3. Controle op basis van unieke gegevens
   
   - KvK nummer
   - Mailadres

   Voer de vergelijking uit in Excel, bijvoorbeeld met behulp van een verticale zoekfunctie (VLOOKUP           of XLOOKUP).

---

Voordat je je export aanlevert voor Beloningsregister, controleer altijd de onderstaande punten. Zo voorkom je dat je export wordt afgekeurd en zorgen we samen voor een snelle en foutloze verwerking.

Algemene richtlijnen

• Lever geen export aan van een testbedrijf. In de meeste omgevingen zit standaard een testbedrijf opgenomen; deze wordt bij aanlevering automatisch verwijderd.

• Gebruik geen bedrijf met KvK-nummer 90328291. Dit nummer hoort bij de standaard testbedrijven in de meeste omgevingen.

• Controleer vóór verzending of alle rode velden in de export zijn ingevuld.

• Lever alleen de wijzigingen aan. Stuur dus geen volledig nieuw bestand met reeds eerder aangeleverde data.

Gebruikers en beheerders

• Wijs altijd per entiteit één beheerder aan.

• De opdrachtgever kan zelf gebruikers aanmaken binnen de eigen organisatie, mits er een beheerder aanwezig is. Zorg dus dat er altijd een beheerder is aangemerkt. Het is daarna dan ook niet meer nodig om een nieuwe export aan te leveren voor de desbetreffende opdrachtgever.

• Uitzenders kunnen op dit moment nog niet zelf gebruikers aanmaken; dit wordt per export ingespoeld.

Validaties en controles

• De voornaam van iedere gebruiker moet minimaal twee letters bevatten; alleen een voorletter is niet toegestaan.

• Het KvK-nummer moet bestaan uit ten minste acht cijfers. Gebruik bij oudere KvK-nummers eventueel een voorloopnul om dit aan te vullen.

• Beloningsregister is een landelijk register dat opgebouwd wordt door middel van unieke KvK's en dus dienen deze slecht 1 keer voor te komen in de export. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een hoofd- en subKvK, controleer dan of deze goed staan ingevuld in de export. Dat wil zeggen, in de kolom "KvK" kan het nummer slechts 1 keer voorkomen. Indien van toepassing, kan het nummer wel meerdere keren in de kolom "Onderdeel van groep KvK" voorkomen. 

• Zorg dat er altijd een mobiel nummer ingevuld staat én dat deze geen spaties bevat en begint met +, gevolgd door het landnummer.

Test accounts

Wil je zelf als opdrachtgever de flow inzien in Beloningsregister? Maak dan afspraken met een van je opdrachtgevers, waarbij je een test account aanmaakt onder hun bestaande KvK. Fictieve opdrachtgevers en fictieve KvK nummers kunnen niet worden ingespoeld in Beloningsregister. 

Zie voor de volledige instructies voor het labelen en exporteren van gebruikers ook de FAQ Voorbereiden op Beloningsregister: gebruikers uitnodigen vanuit HelloFlex

Vragen en contact

Heb je vragen over Beloningsregister? Dien deze dan in via een ticket bij onze Customer Service. Het e-mailadres dat je gebruikt voor het aanleveren van de exports is uitsluitend bedoeld voor het aanleveren van bestanden, niet voor inhoudelijke vragen.